Certificado digital con NIE, Cl@ve y cómo autorizar a su asesor para que actúe por usted

Casi todo lo que un extranjero hace hoy con la Administración española empieza por identificarse en una pantalla: presentar una declaración, descargar un certificado tributario, abrir la carta que espera en un buzón electrónico. El NIE es el número; no es la llave. Las llaves son tres, el certificado digital, Cl@ve y, para los ciudadanos de la Unión Europea, la identidad electrónica de su propio país, y cada una tiene su propia entrada para quien no es español. Queda una cuarta cuestión, cómo actúa su asesor por usted, y la respuesta de la ley nunca necesita su llave: da al asesor dos maneras de actuar en su nombre con una llave propia. Esta nota las recorre en ese orden y termina con una tabla de lo que pide cada organismo.

El certificado es gratuito, y basta un NIE

El certificado del que trata esta nota es el que expide la FNMT, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, y su propia página dice quién puede tenerlo: Cualquier ciudadano español o extranjero, mayor de edad o menor emancipado que esté en posesión de su DNI o NIE, podrá solicitar y obtener su certificado digital de forma gratuita. La página enumera cuatro maneras de obtenerlo. Para el titular de un NIE, todas las que hoy están abiertas pasan por una oficina. La identificación por vídeo está cerrada. De esa vía la FNMT dice: Será necesario el DNI electrónico vigente; y su aplicación móvil dice lo mismo de su propia opción de vídeo, que por ahora solo admite un DNI vigente.

La solicitud se hace en la web de la FNMT o en su aplicación, llega un código de solicitud por correo electrónico, y con ese código y sus papeles se acude a una oficina de acreditación; el certificado se descarga después. Un ciudadano de la Unión Europea presenta el documento en el que consta el NIE, que puede ser el documento de identificación de extranjeros, el certificado de registro de ciudadano de la Unión o el documento oficial de concesión del número, junto con el pasaporte o el documento de identidad de su país. Cualquier otro extranjero presenta la tarjeta de identificación de extranjeros en la que consta el NIE, o el documento oficial de concesión, junto con el pasaporte. De ese documento oficial la FNMT dice que sirve para comprobar que se tiene un NIE aunque el propio documento ya no esté vigente; el pasaporte o el documento de identidad ha de ser válido y original, o una fotocopia compulsada oficialmente.

La FNMT cuenta más de 2.400 oficinas de acreditación en España, y las de la Agencia Tributaria y las de la Seguridad Social atienden con cita previa. Correos no es una de ellas: Este certificado NO puede solicitarse a través de las oficinas de Correos. Desde el extranjero la vía es un consulado, y la FNMT es precisa al nombrarlos, las Oficinas Consulares de carrera de España en el extranjero; publica la lista de los que lo tramitan. Si no puede ir usted mismo, puede ir otra persona en su nombre, pero no vale un poder: a esa persona se le exigirá la previa legitimación de tu firma del contrato ante notario. Y cada persona tiene un solo certificado de la FNMT a la vez: pedir uno nuevo en la aplicación revoca el anterior, y el mismo certificado puede instalarse en un ordenador y en un teléfono a partir de su copia de seguridad.

Una sociedad necesita un certificado propio

Para las sociedades la FNMT expide tres certificados de representación, e indica a cada solicitante cuál es el suyo. El administrador único de una SA o de una SL, o un administrador solidario, pide el certificado de administrador, y solo por internet: Este certificado sólo puede obtenerse de forma On Line con un certificado de Persona Física de la FNMT-RCM o DNI electrónico. Un administrador extranjero obtiene, por tanto, primero el certificado personal, con el NIE, y ese NIE tiene que ser el que conste con su nombramiento en el Registro Mercantil. El certificado de administrador cuesta 24 euros más impuestos y dura dos años. Los demás representantes de una sociedad, como los administradores mancomunados, un apoderado o una sociedad que administra a otra, piden el certificado de representante de persona jurídica: 14 euros más impuestos, dos años, y los papeles del Registro Mercantil que la FNMT enumera.

El Tribunal Supremo ha dicho lo que vale el certificado de administrador. En la sentencia 1179/2021, de 28 de septiembre de 2021, sobre el administrador único de una sociedad anónima, declaró que el administrador representa a la sociedad por ministerio de la ley y que quien dispone del certificado no necesita aportar, mientras esté vigente dicho certificado, un poder de representación de la sociedad con motivo de cada actuación concreta ante la Administración.

Cl@ve, la llave más ligera

Cl@ve es el sistema de identificación que comparten las administraciones, y es para personas físicas: un registro, un teléfono móvil, y la aplicación o un código por SMS cada vez que se entra. Pide menos que el certificado, y en la Agencia Tributaria abre los trámites por internet de los particulares siempre que la norma no exija una firma avanzada. Es en el registro donde un extranjero tiene que leer con cuidado. La vía más nueva, la videoidentificación en la aplicación Cl@ve, está de momento cerrada para los titulares de un NIE: Temporalmente solo se ofrecerá el registro por videoidentificación a ciudadanos españoles con un DNI en vigor. Quedan tres vías.

La primera es una carta. Se pide por internet con el NIE y el número de soporte del documento, y la Agencia Tributaria envía por correo una carta de invitación al domicilio fiscal que conste en nuestras bases de datos en ese momento. Compruebe antes de pedirla qué domicilio es ese, porque es allí adonde va la carta, y tiene 60 días para usarla. Su código, un número de móvil, que puede ser extranjero con el prefijo del país, y un correo electrónico completan el registro. La segunda vía es el certificado: quien ya lo tiene se registra en Cl@ve por internet. La tercera es una ventanilla. Las oficinas de la Agencia Tributaria registran con cita previa y otros organismos tienen sus propias oficinas de registro; el extranjero lleva el NIE, el pasaporte, un número de móvil y un correo electrónico, y tiene que ir en persona: Este trámite no puede efectuarse mediante representación ni a través de apoderamiento.

La carta da el nivel básico de registro; el certificado y la ventanilla dan el avanzado, que algunos organismos distintos de la Agencia Tributaria pueden exigir para sus trámites más habituales. Quien vive fuera y no tiene más que el papel de concesión del NIE debería mirar primero el certificado: el formulario de Cl@ve pide un número de soporte que la ayuda de la Agencia localiza en la tarjeta de extranjero, el permiso de residencia o el certificado de ciudadano de la Unión, mientras que la FNMT admite ese papel con el pasaporte.

Se registre como se registre, los códigos son solo suyos. La Agencia Tributaria describe Cl@ve como un mecanismo de uso personal, directo e intransferible, y considera uso indebido acceder a servicios electrónicos en nombre del ciudadano utilizando sus credenciales o factores de autenticación, incluso con su consentimiento. Un asesor que le pide el código por teléfono para presentar su declaración le está pidiendo exactamente eso.

Una identidad europea puede abrir la misma puerta

Los ciudadanos de otro Estado de la Unión Europea tienen una tercera llave que no necesita ninguna oficina española: la identidad electrónica que les dio su propio país. La Agencia Tributaria la admite, a través del sistema europeo eIDAS, en algunos de los principales trámites de una lista de materias que dice que irá ampliando, entre ellas el IRPF y el Impuesto sobre la Renta de no Residentes, el Impuesto sobre Sociedades, el IVA, las deudas, las aduanas y, la que más importa para esta nota, los apoderamientos. Hay una condición, y es un número español: necesitas primero tener uno de estos identificadores españoles, que son un DNI, un NIE o un NIF que empiece por L o por M. Con el NIE en la mano, la opción aparece en el menú de identificación de cada trámite que la admite.

Las dos vías que la ley da a su asesor

La ley da al asesor dos maneras de actuar en su nombre, y ninguna necesita su llave. Un código de Cl@ve usado por otra persona es, en palabras de la Agencia Tributaria, un uso indebido del sistema. Nuestro consejo es el mismo para el fichero del certificado y su contraseña: no los entregue. Todo lo que se firma con ellos se firma como si fuera usted, ante toda administración que admita el certificado, y las dos vías que siguen lo hacen innecesario.

La primera se llama colaboración social. La Ley General Tributaria permite a la Administración tributaria firmar acuerdos con los colegios y asociaciones de profesionales de la asesoría fiscal (Ley 58/2003, artículo 92), cada miembro se suma firmando un documento individualizado de adhesión (Real Decreto 1065/2007, artículo 79), y una de las cosas que cubre el acuerdo es la presentación de declaraciones y otros documentos tributarios previa autorización de los obligados tributarios. El asesor presenta con su propio certificado; usted firma una autorización, para la que la Agencia Tributaria publica modelos, y se queda una copia. Los límites los pone la propia Agencia. La representación es la necesaria para las acciones de carácter mecánico, adjetivo y burocrático tendentes a la presentación de esa documentación por Internet. No convierte al asesor en su representante para nada más ni le da derecho a recibir las comunicaciones de la Agencia, ni siquiera las que deriven del documento presentado. Y la Agencia podrá requerir, en cualquier momento, la acreditación de dicha representación (Ley 58/2003, artículo 46), por lo que el papel firmado tiene que existir antes de que se presente la declaración. La Agencia advierte además a los asesores de que de cada consulta hecha en nombre de un cliente queda constancia de lo consultado y de la identificación de quien accedió.

La segunda descansa en la regla general de la Ley según la cual el contribuyente puede actuar por medio de un representante, que podrá ser un asesor fiscal, con el que se entenderán las sucesivas actuaciones administrativas (artículo 46). Para ello la Agencia Tributaria lleva un registro de apoderamientos. Usted otorga un poder a una persona o a una sociedad, y desde entonces el apoderado actúa por usted con su propio certificado electrónico de usuario. Usted elige hasta dónde llega el poder: trámite a trámite, o por cualquiera de cuatro categorías generales, que son los trámites para los que la Ley exige acreditar la representación (recursos, renuncia de derechos, solicitudes de devolución y los demás que requieren su firma), la consulta de sus datos personales, la recepción de notificaciones y el pago de deudas mediante adeudo directo en cuentas de su titularidad. Puede otorgarse por internet con una firma electrónica que la Agencia admita, en persona en una de sus oficinas con el formulario que aprobó, o mediante documento público, o documento privado con firma legitimada notarialmente, que se ajuste a ese formulario (Resolución de 18 de mayo de 2010, modificada el 9 de marzo de 2018).

Un poder inscrito tiene plazo. Los poderes inscritos en el registro tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción (Ley 39/2015, artículo 6), y la Agencia Tributaria permite prorrogarlo en los dos meses anteriores a su vencimiento. Una fecha de esa regla ya ha pasado: los poderes inscritos antes del 2 de abril de 2021 que nadie prorrogó perderán su efectividad el día 2 de abril de 2026. La Agencia Tributaria Canaria, cuyos poderes antiguos eran indefinidos, publicó el mismo aviso para su propio registro. Quien dio un poder a su asesor hace años y no ha renovado nada desde entonces debe dar por hecho que ya no existe, y comprobarlo. Puede revocar un poder cuando quiera, y la revocación surte efecto cuando se comunica a la Agencia. El consejo de la propia Agencia a quien tema que se hayan usado indebidamente sus códigos es revisar los apoderamientos vigentes a su nombre y revocar los que no reconozca.

Un registro por cada organismo

La ley de procedimiento administrativo hace que cada administración tenga un registro electrónico de apoderamientos y permite que cada organismo tenga el suyo. Distingue el poder general para cualquier actuación ante cualquier administración, el poder para una administración u organismo concreto y el poder para trámites determinados (Ley 39/2015, artículo 6). Para impuestos y Seguridad Social, un cliente de Fuerteventura trata con tres registros y un sistema aparte.

Los poderes generales de la Agencia canaria siguen las tres primeras categorías de la estatal, que son los trámites que exigen acreditación, los datos y certificados, y las notificaciones; los trámites concretos figuran en su Resolución de 10 de enero de 2023, y tiene su propio sistema para los asesores que presentan por sus clientes. El registro de la Seguridad Social se rige por la Orden ISM/189/2021. Allí el poder se otorga por internet con certificado o Cl@ve, y quien no tiene ni uno ni otra puede otorgarlo en persona en sus oficinas provinciales; las sociedades y los demás obligados a relacionarse con ella por medios electrónicos, no. Su propia guía publicada dice que un poder general inscrito en el registro de la Administración del Estado no hace falta repetirlo, porque los dos registros están conectados. El Sistema RED es cosa distinta de un poder: es donde un empresario o un trabajador autónomo confirma, y más tarde puede retirar, el acceso del asesor a sus cuentas de cotización.

Adónde van las cartas

Presentar y recibir son dos derechos distintos. Un asesor que solo presenta como colaborador social no recibe nada. El poder para notificaciones es lo que permite al asesor recibir las cartas de la Agencia en un buzón electrónico, con la regla de los diez días que explicamos en nuestra nota sobre las notificaciones electrónicas. Es un poder que el apoderado tiene que aceptar para que funcione: la Agencia canaria y la Seguridad Social lo dicen expresamente, y la página de la Agencia estatal sobre las prórrogas lo da por supuesto.

Hay una tercera situación: un procedimiento ya abierto, en el que su representante ha dicho por escrito a la Agencia dónde notificar. El Tribunal Supremo se pronunció sobre ella en la sentencia 902/2025, de 1 de julio de 2025. La sucursal en España de una sociedad extranjera, obligada a recibir sus notificaciones por vía electrónica, había designado el despacho de sus abogados para la notificación de una sanción; la Agencia dejó la sanción en el buzón electrónico de la sociedad, pasaron los diez días y la reclamación contra ella se presentó fuera de plazo. El Tribunal anuló la sanción de 20.000 euros y fijó como doctrina que la Administración tributaria deberá practicar las notificaciones por el cauce que sea procedente u obligatorio, en el domicilio expresamente designado por el contribuyente o su representante legal. Un segundo recurso sobre una cuestión vecina, si basta un intento en el domicilio fiscal cuando el contribuyente había comunicado otro, fue admitido el 3 de diciembre de 2025, y el 6 de octubre de 2026 no encontramos sentencia en él. La lectura prudente es la modesta: indique el domicilio por escrito en cada procedimiento, y no cuente con que un tribunal rescate una carta que nadie abrió.

Lo que un poder no cambia

Tres cosas siguen donde estaban. El impuesto y sus plazos siguen siendo suyos: Las actuaciones tributarias realizadas con el representante del obligado tributario se entenderán efectuadas directamente con este último (Real Decreto 1065/2007, artículo 112), de modo que una declaración que su asesor presenta tarde es su declaración tardía, con los recargos que explicamos en nuestra nota sobre presentar fuera de plazo. La responsabilidad del asesor no aumenta porque el poder esté inscrito; lo dice la Agencia Tributaria en su propia página. Y un poder en el registro no es el representante que un no residente tiene a veces que nombrar: quienes no residen en España deberán designar un representante cuando lo establezca expresamente la normativa tributaria (Ley 58/2003, artículo 47), una figura distinta, con su propio modelo, que explica el artículo hermano de Fuerteventura Properties sobre el representante fiscal de los propietarios que viven fuera.

Qué hace nuestra asesoría

Nuestras oficinas de Caleta de Fuste y Costa Calma llevan el IRPF y el impuesto de no residentes de los particulares, y los trámites del NIE del que parten todas las vías de esta nota; para las empresas, el área fiscal representa al cliente ante las dos agencias tributarias. Lo que hacemos para particulares está en nuestra página de asesoría y el trabajo para empresas en la de asesoría fiscal. Puede reservar una cita y traer su documento del NIE y su pasaporte.

Preguntas frecuentes

Vivo fuera y lo único que tengo es el papel con el que me dieron el NIE. ¿Puedo obtener el certificado?

Sí. La FNMT admite el documento oficial de concesión del NIE, aunque el propio documento ya no esté vigente, junto con un pasaporte válido o, para los ciudadanos de la Unión, el documento de identidad de su país. La solicitud se hace por internet y la identidad se acredita en persona, en una oficina de acreditación en España o en una de las oficinas consulares de carrera de la lista de la FNMT. La identificación por vídeo no está hoy al alcance de los titulares de un NIE.

¿Puede mi asesor registrarme en Cl@ve, o recoger mi certificado por mí?

Cl@ve, no: el registro en ventanilla ha de hacerse en persona y no puede hacerse mediante representante ni con un poder, y la carta de invitación va a su propio domicilio fiscal. Para el certificado, un tercero solo puede ir a la oficina en su lugar si un notario ha legitimado su firma en el contrato. En los dos casos la llave que resulta es suya y se queda con usted.

Mi asesor presenta mis declaraciones. ¿Recibe también las cartas de Hacienda?

No por eso solo. Presentar como colaborador social cubre el acto de presentar y nada más, y la Agencia Tributaria dice que no da derecho a recibir sus comunicaciones. Las cartas llegan al asesor solo si usted otorga un poder para notificaciones en el registro y el asesor lo acepta. Sin eso le llegan a usted, en papel o en su propio buzón electrónico.

Di un poder a mi asesor en la Agencia Tributaria hace años. ¿Sigue valiendo?

Si se inscribió antes del 2 de abril de 2021 y nadie lo prorrogó, perdió su efectividad el 2 de abril de 2026. Los poderes inscritos desde entonces tienen un plazo máximo de cinco años y pueden prorrogarse en los dos meses anteriores a su fin. La sede electrónica de la Agencia Tributaria muestra los apoderamientos vigentes a su nombre, y allí mismo puede otorgarse uno nuevo.

Soy administrador único de una SL y no soy español. ¿Qué necesito?

Primero su propio certificado de la FNMT, obtenido con el NIE. Con él pide por internet el certificado de administrador: 24 euros más impuestos, válido dos años, siempre que su NIE sea el que consta con su nombramiento en el Registro Mercantil. El Tribunal Supremo ha declarado que, mientras ese certificado esté vigente, el administrador no necesita aportar un poder de la sociedad para cada actuación ante la Administración.

Datos verificados en octubre de 2026 (Ley 58/2003, General Tributaria, artículos 46, 47 y 92; Real Decreto 1065/2007, artículos 79 y 112; Ley 39/2015, artículo 6; Orden ISM/189/2021, artículos 5, 8 y 9 y su disposición adicional primera; las páginas de la FNMT sobre sus certificados, de la Agencia Tributaria sobre Cl@ve, eIDAS, su registro de apoderamientos y la colaboración social, de la Agencia Tributaria Canaria sobre su registro de apoderamientos y de la Seguridad Social sobre su registro y el Sistema RED, todas tal como estaban el 6 de octubre de 2026; Tribunal Supremo, sentencias 1179/2021, de 28 de septiembre de 2021, y 902/2025, de 1 de julio de 2025, y su auto de 3 de diciembre de 2025 en el recurso 7909/2024). Esta es información general, no asesoramiento sobre un caso concreto.