Certificado digital com NIE, Cl@ve e como deixar o seu consultor agir por si

Quase tudo o que um estrangeiro faz hoje com a administração espanhola começa por uma identificação no ecrã: entregar uma declaração, descarregar uma certidão fiscal, abrir a carta que espera numa caixa eletrónica. O NIE é o número; não é a chave. As chaves são três, o certificado digital, o Cl@ve e, para os cidadãos da União Europeia, a identidade eletrónica do seu próprio país, e cada uma tem a sua entrada para quem não é espanhol. Fica uma quarta questão, a de como o seu consultor age por si, e a resposta da lei nunca precisa da sua chave: dá ao consultor duas maneiras de agir em seu nome com uma chave própria. Esta nota percorre-as por essa ordem e termina com uma tabela do que cada organismo pede.

O certificado é gratuito, e basta um NIE

O certificado de que trata esta nota é o emitido pela FNMT, a Casa da Moeda do Estado, e a sua própria página diz quem pode tê-lo: Cualquier ciudadano español o extranjero, mayor de edad o menor emancipado que esté en posesión de su DNI o NIE, podrá solicitar y obtener su certificado digital de forma gratuita, qualquer cidadão espanhol ou estrangeiro, maior de idade ou menor emancipado, que esteja na posse do seu DNI ou NIE poderá pedir e obter gratuitamente o seu certificado digital. A página enumera quatro maneiras de o obter. Para o titular de um NIE, todas as que hoje estão abertas passam por um balcão. A identificação por vídeo está fechada: para essa via Será necesario el DNI electrónico vigente, será necessário o DNI eletrónico válido, e a aplicação móvel da FNMT diz o mesmo da sua própria opção de vídeo, que por agora só aceita um DNI válido.

O pedido faz-se no sítio da FNMT ou na sua aplicação, um código de pedido chega por correio eletrónico, e com esse código e os seus papéis dirige-se a um posto de acreditação; o certificado é descarregado depois. Um cidadão da União Europeia apresenta o documento onde consta o NIE, que pode ser o documento de identificação de estrangeiros, o certificado de registo de cidadão da União ou o documento oficial de atribuição do número, juntamente com o passaporte ou o documento de identidade do seu país. Qualquer outro estrangeiro apresenta o cartão de identificação de estrangeiros onde consta o NIE, ou o documento oficial de atribuição, juntamente com o passaporte. Desse documento oficial a FNMT diz que serve para verificar que tem um NIE, esteja ou não o próprio documento ainda válido; o passaporte ou o documento de identidade tem de ser válido e original, ou uma cópia oficialmente autenticada.

A FNMT conta mais de 2 400 postos de acreditação em Espanha, e os da Agência Tributária e os da Segurança Social atendem por marcação. Os correios não são um deles: Este certificado NO puede solicitarse a través de las oficinas de Correos, este certificado não pode ser pedido através das estações de correios. Do estrangeiro a via é um consulado, e a FNMT é precisa nas palavras, las Oficinas Consulares de carrera de España en el extranjero, os postos consulares de carreira de Espanha no estrangeiro; publica a lista dos que o tratam. Se não puder ir pessoalmente, outra pessoa pode ir por si, mas uma procuração não serve: se le exigirá la previa legitimación de tu firma del contrato ante notario, a essa pessoa será exigido o reconhecimento prévio, perante notário, da sua assinatura no contrato. E cada pessoa tem um só certificado da FNMT de cada vez: pedir um novo na aplicação revoga o antigo, e o mesmo certificado pode ser instalado num computador e num telemóvel a partir da sua cópia de segurança.

Uma sociedade precisa de um certificado próprio

Para as sociedades a FNMT emite três certificados de representação e indica a cada requerente qual é o seu. O administrador único de uma SA ou de uma SL, ou um de vários administradores que possam agir cada um sozinho, pede o certificado de administrador, e só pela internet: Este certificado sólo puede obtenerse de forma On Line con un certificado de Persona Física de la FNMT-RCM o DNI electrónico, este certificado só pode ser obtido online com um certificado de pessoa singular da FNMT ou com um DNI eletrónico. Um administrador estrangeiro obtém, portanto, primeiro o certificado pessoal, com o NIE, e esse NIE tem de ser o que consta com a sua nomeação no Registro Mercantil, o registo comercial. O certificado de administrador custa 24 euros mais impostos e dura dois anos. Os outros representantes de uma sociedade, como os administradores que têm de assinar em conjunto, um procurador ou uma sociedade que administra outra, pedem o certificado de representante de pessoa coletiva: 14 euros mais impostos, dois anos, e os papéis do Registro Mercantil que a FNMT enumera.

O Supremo Tribunal disse quanto vale o certificado de administrador. No acórdão 1179/2021, de 28 de setembro de 2021, sobre o administrador único de uma sociedad anónima, decidiu que o administrador representa a sociedade por força da lei e que quem dispõe do certificado no necesita aportar, mientras esté vigente dicho certificado, un poder de representación de la sociedad con motivo de cada actuación concreta ante la Administración, não precisa de apresentar, enquanto esse certificado estiver em vigor, uma procuração da sociedade por ocasião de cada ato concreto perante a Administração.

Cl@ve, a chave mais leve

O Cl@ve é o sistema de identificação que as administrações partilham, e destina-se a pessoas singulares: um registo, um telemóvel, e a aplicação ou um código por SMS de cada vez que se entra. Pede menos do que o certificado, e na Agência Tributária abre os procedimentos online dos particulares sempre que as regras não exijam uma assinatura avançada. É no registo que um estrangeiro tem de ler com atenção. A via mais recente, a identificação por vídeo na aplicação Cl@ve, está por agora fechada aos titulares de um NIE: Temporalmente solo se ofrecerá el registro por videoidentificación a ciudadanos españoles con un DNI en vigor, temporariamente o registo por videoidentificação só será oferecido a cidadãos espanhóis com um DNI válido. Restam três vias.

A primeira é uma carta. Pede-se online com o NIE e o número de suporte do seu documento, e a Agência Tributária envia pelo correio uma carta-convite al domicilio fiscal que conste en nuestras bases de datos en ese momento, para o domicílio fiscal que constar nas suas bases de dados nesse momento. Verifique antes de a pedir que morada é essa, porque é para lá que a carta vai, e tem 60 dias para a usar. O código da carta, um número de telemóvel, que pode ser estrangeiro com o indicativo do país, e um endereço de correio eletrónico completam o registo. A segunda via é o certificado: quem já tem um regista-se no Cl@ve online. A terceira é um balcão. Os serviços da Agência Tributária registam por marcação e outros organismos têm os seus próprios postos de registo; o estrangeiro leva o NIE, o passaporte, um número de telemóvel e um endereço de correio eletrónico, e tem de ir em pessoa: Este trámite no puede efectuarse mediante representación ni a través de apoderamiento, este passo não pode ser feito por meio de representante nem com procuração.

A carta dá o nível básico de registo; o certificado e o balcão dão o avançado, que alguns organismos diferentes da Agência Tributária podem exigir para os seus procedimentos mais comuns. Quem vive no estrangeiro e não tem mais do que o papel de atribuição do NIE deve olhar primeiro para o certificado: o formulário do Cl@ve pede um número de suporte que a ajuda da Agência localiza no cartão de estrangeiro, na autorização de residência ou no certificado de cidadão da União, ao passo que a FNMT aceita esse papel com o passaporte.

Seja qual for a via, os códigos são apenas seus. A Agência Tributária descreve o Cl@ve como um mecanismo de uso personal, directo e intransferible, de uso pessoal, direto e intransmissível, e considera uso indevido acceder a servicios electrónicos en nombre del ciudadano utilizando sus credenciales o factores de autenticación, incluso con su consentimiento, aceder a serviços eletrónicos em nome do cidadão utilizando as suas credenciais ou fatores de autenticação, mesmo com o seu consentimento. Um consultor que lhe pede o código pelo telefone para entregar a sua declaração está a pedir exatamente isso.

Uma identidade europeia pode abrir a mesma porta

Os cidadãos de outro Estado da União Europeia têm uma terceira chave que não precisa de nenhum balcão espanhol: a identidade eletrónica que o seu próprio país lhes deu. A Agência Tributária aceita-a, através do sistema europeu eIDAS, em alguns dos principais procedimentos de uma lista de matérias que diz ir alargando, entre elas o imposto sobre o rendimento e o imposto sobre o rendimento de não residentes, o imposto sobre as sociedades, o IVA, as dívidas, as alfândegas e, a que mais importa para esta nota, as procurações. Há uma condição, e é um número espanhol: necesitas primero tener uno de estos identificadores españoles, precisa primeiro de ter um destes identificadores espanhóis, que são um DNI, um NIE ou um número fiscal começado por L ou por M. Com o NIE na mão, a opção aparece no menu de identificação de cada procedimento que a aceita.

As duas vias que a lei dá ao seu consultor

A lei dá ao consultor duas maneiras de agir em seu nome, e nenhuma precisa da sua chave. Um código do Cl@ve usado por outra pessoa é, nas palavras da Agência Tributária, um uso indevido do sistema. O nosso conselho é o mesmo para o ficheiro do certificado e a sua palavra-passe: não os entregue. Tudo o que for assinado com eles é assinado como se fosse por si, perante toda a administração que aceite o certificado, e as duas vias que se seguem tornam isso desnecessário.

A primeira chama-se colaboração social. A lei geral tributária permite à administração tributária celebrar acordos com as ordens e associações profissionais dos consultores fiscais (Ley 58/2003, artigo 92), cada membro adere assinando um documento individual de adesão (Real Decreto 1065/2007, artigo 79), e uma das coisas que o acordo abrange é a entrega de declarações e outros documentos tributários previa autorización de los obligados tributarios, com autorização prévia dos contribuintes. O consultor entrega com o seu próprio certificado; o cliente assina uma autorização, para a qual a Agência Tributária publica modelos, e guarda uma cópia. Os limites são os que a própria Agência define. A representação é a necessária para las acciones de carácter mecánico, adjetivo y burocrático tendentes a la presentación de esa documentación por Internet, os atos de caráter mecânico, acessório e burocrático tendentes à entrega dessa documentação pela Internet. Não faz do consultor seu representante para mais nada nem dá direito a receber as comunicações da Agência, nem mesmo as que decorram do documento entregue. E a Agência podrá requerir, en cualquier momento, la acreditación de dicha representación, poderá exigir a qualquer momento a prova dessa representação (Ley 58/2003, artigo 46), razão pela qual o papel assinado tem de existir antes de a declaração seguir. A Agência avisa ainda os consultores de que de cada consulta feita por um cliente fica registo do que foi consultado e da identificação utilizada.

A segunda assenta na regra geral da lei segundo a qual o contribuinte pode agir por meio de um representante, que podrá ser un asesor fiscal, con el que se entenderán las sucesivas actuaciones administrativas, que poderá ser um consultor fiscal, com o qual decorrerão os atos administrativos sucessivos (artigo 46). Para isso a Agência Tributária mantém um registo de procurações, o registro de apoderamientos. O cliente outorga uma procuração a uma pessoa ou a uma sociedade, e a partir daí o procurador age por si con su propio certificado electrónico de usuario, com o seu próprio certificado eletrónico de utilizador. É o cliente que escolhe até onde vai a procuração: procedimento a procedimento, ou por qualquer de quatro categorias gerais, que são os procedimentos para os quais a lei exige prova da representação (recursos, renúncia a direitos, pedidos de reembolso e os demais atos que requerem a sua assinatura), a consulta dos seus dados pessoais, a receção de notificações e o pagamento de dívidas por débito direto em contas da sua titularidade. Pode ser outorgada online com uma assinatura eletrónica que a Agência aceite, em pessoa num dos seus serviços com o formulário que ela aprovou, ou por documento público, ou documento particular com assinatura reconhecida por notário, que siga esse formulário (Resolução de 18 de maio de 2010, alterada em 9 de março de 2018).

Uma procuração inscrita tem prazo. Los poderes inscritos en el registro tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción, as procurações inscritas no registo terão uma validade determinada de cinco anos, no máximo, a contar da data de inscrição (Ley 39/2015, artigo 6), e a Agência Tributária permite prorrogar uma procuração nos dois meses anteriores ao seu termo. Uma data dessa regra já passou: as procurações inscritas antes de 2 de abril de 2021 que ninguém prorrogou perderán su efectividad el día 2 de abril de 2026, perderiam o seu efeito no dia 2 de abril de 2026. A Agência Tributária das Canárias, cujas procurações antigas eram por tempo indeterminado, publicou o mesmo aviso para o seu próprio registo. Quem deu uma procuração ao seu consultor há anos e não renovou nada desde então deve partir do princípio de que já não existe, e verificar. Pode revogar uma procuração quando quiser, e a revogação produz efeito quando é comunicada à Agência. O conselho da própria Agência a quem receie um uso indevido dos seus códigos é rever as procurações em vigor em seu nome e revogar as que não reconheça.

Um registo para cada organismo

A lei do procedimento administrativo faz com que cada administração mantenha um registo eletrónico de procurações e permite que cada organismo tenha o seu. Distingue a procuração geral para qualquer ato perante qualquer administração, a procuração para uma administração ou um organismo concreto e a procuração para procedimentos determinados (Ley 39/2015, artigo 6). Para impostos e Segurança Social, um cliente de Fuerteventura lida com três registos e um sistema à parte.

As procurações gerais da Agência das Canárias seguem as três primeiras categorias da do Estado, que são os procedimentos que exigem prova, os dados e certidões, e as notificações; os procedimentos concretos constam da sua Resolução de 10 de janeiro de 2023, e tem o seu próprio regime para os consultores que entregam pelos clientes. O registo da Segurança Social rege-se pela Orden ISM/189/2021. Aí a procuração outorga-se online com certificado ou Cl@ve, e quem não tem nem um nem outro pode outorgá-la em pessoa nos seus serviços provinciais; as sociedades e os demais obrigados a relacionar-se com ela por via eletrónica não podem. O seu próprio guia publicado diz que uma procuração geral inscrita no registo da administração do Estado não precisa de ser repetida, porque os dois registos estão ligados. O Sistema RED é coisa diferente de uma procuração: é onde um empregador ou um trabalhador independente confirma, e mais tarde pode retirar, o acesso do consultor às suas contas de contribuição.

Para onde vão as cartas

Entregar e receber são dois direitos diferentes. Um consultor que apenas entrega em colaboração social não recebe nada. A procuração para notificações é o que permite ao consultor receber as cartas da Agência numa caixa eletrónica, com a regra dos dez dias que explicámos na nossa nota sobre as notificações eletrónicas. É uma procuração que o procurador tem de aceitar para que funcione: a Agência das Canárias e a Segurança Social dizem-no expressamente, e a página da Agência do Estado sobre as prorrogações pressupõe-no.

Há uma terceira situação: um procedimento já aberto, em que o seu representante disse por escrito à Agência onde notificar. O Supremo Tribunal pronunciou-se sobre ela no acórdão 902/2025, de 1 de julho de 2025. A sucursal espanhola de uma sociedade estrangeira, obrigada a receber as suas notificações por via eletrónica, tinha indicado o escritório dos seus advogados para a notificação de uma coima; a Agência deixou a coima na caixa eletrónica da sociedade, os dez dias passaram e a reclamação contra ela foi apresentada fora de prazo. O Tribunal anulou a coima de 20 000 euros e fixou como doutrina que la Administración tributaria deberá practicar las notificaciones por el cauce que sea procedente u obligatorio, en el domicilio expresamente designado por el contribuyente o su representante legal, a administração tributária deverá efetuar as notificações pelo canal que for adequado ou obrigatório, no domicílio expressamente designado pelo contribuinte ou pelo seu representante legal. Um segundo recurso sobre uma questão vizinha, a de saber se basta uma tentativa no domicílio fiscal quando o contribuinte tinha comunicado outro, foi admitido em 3 de dezembro de 2025, e em 6 de outubro de 2026 não encontrámos acórdão nele. A leitura prudente é a modesta: indique a morada por escrito em cada procedimento, e não conte com que um tribunal salve uma carta que ninguém abriu.

O que uma procuração não muda

Três coisas ficam onde estavam. O imposto e os seus prazos continuam a ser seus: Las actuaciones tributarias realizadas con el representante del obligado tributario se entenderán efectuadas directamente con este último, os atos tributários realizados com o representante do contribuinte consideram-se efetuados diretamente com este último (Real Decreto 1065/2007, artigo 112), de modo que uma declaração que o seu consultor entrega tarde é a sua declaração tardia, com os agravamentos expostos na nossa nota sobre a entrega fora de prazo. A responsabilidade do consultor não aumenta por a procuração estar inscrita; di-lo a Agência Tributária na sua própria página. E uma procuração no registo não é o representante que um não residente por vezes tem de nomear: quem não reside em Espanha deberán designar un representante cuando lo establezca expresamente la normativa tributaria, deverá designar um representante quando a legislação tributária o estabeleça expressamente (Ley 58/2003, artigo 47), uma figura distinta, com o seu próprio formulário, explicada no artigo irmão da Fuerteventura Properties sobre o representante fiscal dos proprietários no estrangeiro.

O que faz a nossa assessoria

Os nossos escritórios de Caleta de Fuste e Costa Calma tratam do imposto sobre o rendimento e do imposto de não residentes dos particulares, e da papelada do NIE de que parte cada via desta nota; para as empresas, a área fiscal representa o cliente perante as duas agências tributárias. O que fazemos para particulares está na nossa página de assessoria e o trabalho para empresas na de assessoria fiscal. Pode marcar uma consulta e trazer o seu documento do NIE e o seu passaporte.

Perguntas frequentes

Vivo no estrangeiro e só tenho o papel com que me atribuíram o NIE. Posso obter o certificado?

Sim. A FNMT aceita o documento oficial de atribuição do NIE, esteja ou não o próprio documento ainda válido, juntamente com um passaporte válido ou, para os cidadãos da União, o documento de identidade do seu país. O pedido faz-se online e a identidade prova-se em pessoa, num posto de acreditação em Espanha ou num dos consulados de carreira espanhóis da lista da FNMT. A identificação por vídeo não está hoje disponível para os titulares de um NIE.

O meu consultor pode registar-me no Cl@ve, ou levantar o meu certificado por mim?

No Cl@ve, não: o registo ao balcão tem de ser feito em pessoa e não pode ser feito por meio de representante nem com procuração, e a carta-convite vai para o seu próprio domicílio fiscal. Para o certificado, um terceiro só pode ir ao posto em seu lugar se um notário tiver reconhecido a sua assinatura no contrato. Nos dois casos a chave que daí resulta é sua e fica consigo.

O meu consultor entrega as minhas declarações. Recebe também as cartas do fisco?

Não só por isso. Entregar em colaboração social abrange o ato de entregar e mais nada, e a Agência Tributária diz que não dá direito a receber as suas comunicações. As cartas só chegam ao consultor se o cliente outorgar uma procuração para notificações no registo e o consultor a aceitar. Sem isso chegam a si, em papel ou na sua própria caixa eletrónica.

Dei uma procuração ao meu consultor na Agência Tributária há anos. Ainda é válida?

Se foi inscrita antes de 2 de abril de 2021 e ninguém a prorrogou, perdeu o seu efeito em 2 de abril de 2026. As procurações inscritas desde então têm um prazo máximo de cinco anos e podem ser prorrogadas nos dois meses anteriores ao seu fim. A sede eletrónica da Agência Tributária mostra as procurações em vigor em seu nome, e aí pode outorgar-se uma nova.

Sou administrador único de uma SL e não sou espanhol. De que preciso?

Primeiro do seu próprio certificado da FNMT, obtido com o NIE. Com ele pede online o certificado de administrador: 24 euros mais impostos, válido por dois anos, desde que o seu NIE seja o que consta com a sua nomeação no Registro Mercantil. O Supremo Tribunal decidiu que, enquanto esse certificado estiver em vigor, o administrador não precisa de apresentar uma procuração da sociedade para cada ato perante a Administração.

Factos verificados em outubro de 2026 (Ley 58/2003, General Tributaria, artigos 46, 47 e 92; Real Decreto 1065/2007, artigos 79 e 112; Ley 39/2015, artigo 6; Orden ISM/189/2021, artigos 5, 8 e 9 e a sua primeira disposição adicional; as páginas da FNMT sobre os seus certificados, da Agência Tributária do Estado sobre o Cl@ve, o eIDAS, o seu registo de procurações e a colaboração social, da Agência Tributária das Canárias sobre o seu registo de procurações e da Segurança Social sobre o seu registo e o Sistema RED, todas tal como estavam em 6 de outubro de 2026; Supremo Tribunal, acórdãos 1179/2021, de 28 de setembro de 2021, e 902/2025, de 1 de julho de 2025, e o seu despacho de 3 de dezembro de 2025 no recurso 7909/2024). É informação geral, não um parecer sobre um caso concreto.