Elektronische kennisgevingen van de belastingdienst: de tiendagenregel, DEHú en hoe bedrijven en niet-ingezetenen geen brieven meer missen

Tien kalenderdagen. Dat is de hele afstand tussen een brief van de Spaanse belastingdienst die een bedrijf of een eigenaar nooit heeft gelezen en een schuld die definitief is, verhoogd met een toeslag en een paar maanden later van een bankrekening wordt geïnd. Sinds de wet op de bestuurlijke procedure van 2015 elektronische kennisgeving tot regel maakte, heeft de Agencia Tributaria geen postbode meer nodig om een bedrijf in Puerto del Rosario of een filiaal in Corralejo te bereiken: zij plaatst het document in een elektronische brievenbus, en als niemand het binnen tien dagen opent, beschouwt de wet het als bezorgd. De regel is eenvoudig, de brievenbus heeft een naam die weinig cliënten herkennen — DEHú, het enkele geactiveerde elektronische adres — en de mensen die erdoor worden gevangen zijn altijd dezelfde: bedrijven waarvan de bestuurder in het buitenland woont, verenigingen van eigenaren die niemand heeft verteld dat ze verplicht zijn, en niet-ingezeten eigenaren van wie het enige bekende adres de flat is die ze verhuren. Dit stuk zet uiteen wie verplicht is en wie niet, hoe de telling van tien dagen werkt en wat ze in gang zet, waar de brieven werkelijk staan, de dertig coulancedagen per jaar die de dienst moet respecteren, en de drie oplossingen voor een niet-ingezetene.

Wie verplicht is, en wie het is zonder het te weten

De wet op de bestuurlijke procedure verplicht «ten minste» rechtspersonen, entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid, beoefenaars van een beroep met verplicht lidmaatschap van een beroepsorde — notarissen en registerbewaarders uitdrukkelijk inbegrepen — en iedereen die een verplichte persoon vertegenwoordigt, om elektronisch met elke overheid te communiceren (Ley 39/2015, art. 14.2). De eigen regeling van de belastingdienst noemt ze bij de letter van hun fiscaal nummer: naamloze vennootschappen en bv's (NIF beginnend met A of B), buitenlandse rechtspersonen en entiteiten zonder Spaanse nationaliteit (N), vaste inrichtingen en filialen van niet-ingezeten bedrijven (W), tijdelijke samenwerkingsverbanden (U) en de economische samenwerkingsverbanden en fondsen onder letter V; en, ongeacht hun vorm, grote ondernemingen, fiscale eenheden, btw-groepen, belastingplichtigen in het register voor maandelijkse btw-teruggaaf en douanevertegenwoordigers (Real Decreto 1363/2010, art. 4). «Entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid» is de regel die op de eilanden verrast: een vereniging van eigenaren, een comunidad de bienes van twee broers die een winkelpand verhuren, een onverdeelde nalatenschap — allemaal verplicht, allemaal elektronisch aangeschreven vanaf de dag dat de dienst hun de opnamebrief op papier stuurt, die een nieuw bedrijf samen met zijn fiscaal nummer ontvangt (art. 5).

Natuurlijke personen zijn niet verplicht tenzij ze in een van die groepen vallen — een advocaat of architect voor zijn beroepsmatige zaken, een particulier in het register voor maandelijkse teruggaaf of dat van grote ondernemingen — en mogen anders kiezen voor elektronische kennisgeving en te allen tijde van gedachten veranderen (Ley 39/2015, art. 14.1 en 41.1). Een zelfstandige loodgieter of een niet-ingezeten verhuurder wordt dus op papier aangeschreven tenzij hij zich inschrijft. Een in juni 2022 ter openbare raadpleging voorgelegd ontwerp van koninklijk besluit stelde voor de verplichting uit te breiden tot elke natuurlijke persoon in het register van ondernemers en beroepsbeoefenaars; in september 2026 is het niet in het Staatsblad verschenen en is de eigen lijst van verplichten van de dienst niet veranderd. Twee groepen meer worden via delegatie gevangen: wie een vertegenwoordiger heeft aangewezen die verplicht is, en wie in het volmachtenregister van de dienst een algemene volmacht voor kennisgevingen heeft ingeschreven, want de kennisgeving belandt dan in de brievenbus van de vertegenwoordiger met dezelfde klok van tien dagen.

De tiendagenregel, en alles wat zij in gang zet

Een elektronische kennisgeving «wordt geacht te zijn gedaan op het moment dat de inhoud wordt geraadpleegd». Wanneer zij verplicht is of de persoon ervoor heeft gekozen, «wordt zij geacht te zijn geweigerd wanneer tien kalenderdagen zijn verstreken sinds de terbeschikkingstelling van de kennisgeving zonder dat de inhoud is geraadpleegd» (Ley 39/2015, art. 43.2). Terbeschikkingstelling in het elektronische kantoor van de dienst of in DEHú vervult de plicht tot kennisgeving (art. 43.3); de e-mail of sms die waarschuwt dat er een kennisgeving wacht, is een aviso, uitdrukkelijk «niet voor het doen van kennisgevingen», en het uitblijven ervan maakt niets ongeldig (art. 41.1). De dienst zelf vat het in één zin samen: belastingplichtigen kunnen hun openstaande kennisgevingen raadplegen «gedurende een periode van tien kalenderdagen; is die termijn verstreken zonder raadpleging, dan vervalt de kennisgeving en wordt zij voor de procedure als gedaan beschouwd».

Kalenderdagen zijn kalenderdagen: weekends, feestdagen en heel augustus tellen mee. En wat de als gedaan beschouwde kennisgeving in gang zet, is het deel dat cliënten niet zien. Een informatieverzoek geeft tien werkdagen om te antwoorden, en zwijgen is een feit dat de dienst noteert. Een voorgenomen aanslag opent de termijn voor opmerkingen. Een aanslag die tussen de 1e en de 15e van een maand is betekend, moet uiterlijk de 20e van de volgende maand worden betaald; een aanslag betekend tussen de 16e en het einde van de maand, uiterlijk de 5e van de tweede daaropvolgende maand (Ley General Tributaria, art. 62.2). Het bezwaar en de klacht bij het economisch-administratieve tribunaal hebben elk één maand vanaf de dag na de kennisgeving (art. 223 en 235) — vanaf de dag na de als gedaan beschouwde kennisgeving, niet vanaf de dag dat iemand eindelijk de brievenbus opende. Na de vrijwillige betaaltermijn komt de schuld in de invordering met een toeslag van 5 % bij betaling vóór betekening van het dwangbevel, 10 % bij betaling binnen de termijn van het dwangbevel en daarna 20 % plus rente (art. 28), en het volgende document is een beslag op de bankrekening — het verhaal dat ons zusterstuk over geblokkeerde bankrekeningen van eigenaren in het buitenland vanuit de eigenaar vertelt.

Waar de brieven staan: DEHú en het eigen kantoor van de dienst

De wet laat elke overheid kennisgeven «door verschijning in haar elektronische kantoor, via het enkele geactiveerde elektronische adres, of via beide» (art. 43.1), en de belastingdienst gebruikt beide: elke kennisgeving staat in het elektronische kantoor van de dienst onder Mis notificaciones én in DEHú, het enkele adres dat de Staat beheert voor alle overheden — de belastingdienst, de sociale zekerheid, de verkeersautoriteit, de aangesloten gemeenten —, dat ook het algemene toegangspunt is dat de wet noemt (art. 43.4). Toegang vereist een elektronisch certificaat of Cl@ve; de bestuurder van een bedrijf gebruikt het vertegenwoordigerscertificaat. DEHú toont op het hoofdscherm de kennisgevingen van de laatste dertig dagen en houdt de overige doorzoekbaar op datum; het kantoor van de dienst bewaart ze allemaal. Beide systemen bieden een gratis waarschuwing per e-mail, naar een of meer adressen, op vrijwillige inschrijving — een beleefdheid die in drie inboxen thuishoort, en nooit een vervanging voor het openen van de brievenbus.

Het tweede instrument is het volmachtenregister. Een persoon of bedrijf kan in het registro de apoderamientos van de dienst een andere persoon met een certificaat machtigen om zijn elektronische kennisgevingen te ontvangen; de adviseur ziet de brief dan op de dag van aankomst en de cliënt is niet langer het enige punt waarop het mis kan gaan. Elk bedrijf dat wij vanuit Caleta de Fuste en Costa Calma beheren, heeft die volmacht ingeschreven, en de brievenbus wordt elke werkdag gelezen.

Dertig coulancedagen per jaar

De dienst kan een bedrijf op vakantie niets betekenen als het bedrijf dat vooraf heeft gezegd. Een belastingplichtige die verplicht of vrijwillig in het elektronische systeem is opgenomen, mag tot «30 kalenderdagen per kalenderjaar» aanwijzen waarop de dienst «geen kennisgevingen ter beschikking mag stellen», vrij gekozen en zonder groepering; de dagen moeten «ten minste zeven kalenderdagen vóór de eerste dag waarop ze ingaan» worden aangevraagd en kunnen onder dezelfde voorwaarden worden gewijzigd; wie als algemeen gevolmachtigde voor kennisgevingen is ingeschreven, kan ze voor de cliënt aanwijzen (Orden EHA/3552/2011, art. 1 en 3). Twee grenzen tellen. De vertraging geldt als niet aan de overheid toerekenbaar, zodat de klok van een procedure op die dagen niet tegen de dienst loopt (art. 4.1); en de coulancedagen «worden in geen geval afgetrokken van de berekening van reeds lopende termijnen» — een op 30 juli geplaatste kennisgeving vervalt nog steeds op 9 augustus, vakantie of niet (art. 4.2). Onze bedrijven boeken augustus en de kerstweken in januari, en de aanvraag wordt elk jaar vernieuwd.

Niet-ingezetenen: het adres dat de brief ontvangt

Een niet-ingezetene die niet verplicht is en zich niet heeft ingeschreven, wordt op papier aangeschreven, en de wet bepaalt waar. In procedures die de dienst ambtshalve start, kan de kennisgeving worden gedaan op het fiscale domicilie, de werkplek, de plaats waar de activiteit wordt uitgeoefend «of op elke andere daarvoor geschikte plaats» (Ley General Tributaria, art. 110.2); voor een niet-ingezetene met inkomsten uit onroerend goed is het fiscale domicilie dat van de vertegenwoordiger en, bij gebreke daarvan, «de plaats waar het onroerend goed ligt» (Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, art. 11.1.b). De brief gaat naar de flat in Corralejo, de huurder of de conciërge van de gemeenschap mag ervoor tekenen (Ley General Tributaria, art. 111), en als twee pogingen mislukken — één, wanneer de geadresseerde op dat adres «onbekend» is — publiceert de dienst op een maandag, woensdag of vrijdag een oproep in het Staatsblad, en geldt de eigenaar vijftien kalenderdagen later als aangeschreven (art. 112). De aangifte 210 die onze gids voor het Modelo 210 uitlegt, is de gebruikelijke aanleiding: een nooit ingediende aangifte van fictief inkomen, een huuraangifte met een bedrag dat de dienst betwist.

Er zijn drie oplossingen, en wij zetten alle drie op. De eigenaar wijst een vertegenwoordiger aan die in Spanje woont — verplicht voor niet-EU-ingezetenen wanneer de dienst het eist of er een vaste inrichting is, anders vrijwillig (art. 10) — zodat het fiscale domicilie het kantoor van de vertegenwoordiger wordt. De eigenaar schrijft een volmacht voor kennisgevingen in in het register van de dienst, zodat de adviseur ze elektronisch ontvangt, wat de papieren route ook doet. En waar de eigenaar een certificaat of Cl@ve heeft, schrijft hij zich vrijwillig in voor elektronische kennisgevingen, waarmee de papierloterij verandert in de tiendagenregel met een professional die de brievenbus leest. Een niet-ingezeten bedrijf met een filiaal of vaste inrichting heeft dit alles niet nodig: zijn W-nummer maakt het vanaf dag één verplicht, en de brievenbus is het enige adres dat de dienst zal gebruiken.

De kalender van één ongelezen brief

Een SL in Puerto del Rosario waarvan de enige bestuurder augustus in Hamburg doorbrengt, ontvangt op vrijdag 7 augustus 2026 een voorlopige aanslag van € 12.000 in haar elektronische brievenbus. Niemand heeft coulancedagen geboekt; de waarschuwingsmail gaat naar een adres dat niemand op vakantie leest.

• 17 augustus: tien kalenderdagen verstrijken; de aanslag geldt als betekend. De maand voor bezwaar loopt tot 17 september; de vrijwillige betaaltermijn, voor een kennisgeving tussen de 16e en het einde van de maand, tot 5 oktober.
• 17 september: het recht op bezwaar vervalt zonder dat de brief is geopend.
• 6 oktober: de schuld komt in de invordering. Die week betaald, vóór betekening van het dwangbevel, draagt zij een toeslag van 5 %: € 600. Betaald binnen de termijn van het dwangbevel zelf, 10 %: € 1.200. Blijft zij liggen, 20 % plus rente: € 2.400 en oplopend, en de bankrekening is het volgende document.
• Hetzelfde bedrijf met 1–31 augustus geboekt als coulancedagen: de aanslag kon niet vóór 1 september worden geplaatst; uiterlijk 11 september als betekend beschouwd als hij nog steeds niet is geopend; bezwaar tot 11 oktober, betaling tot 20 oktober — en een bestuurder terug aan zijn bureau.

Het verschil tussen de twee kalenders is een zevendaagse aanvraag in juli, en een brievenbus die iemand leest.

Waar wij in beeld komen

Onze fiscale afdeling in Caleta de Fuste en Costa Calma schrijft voor elk bedrijf en elke niet-ingezeten cliënt de kennisgevingsvolmacht in, leest de elektronische brievenbussen elke werkdag, boekt elk jaar de coulancedagen, benoemt zichzelf tot vertegenwoordiger van niet-ingezeten eigenaren zodat de papieren route bij ons kantoor eindigt, beantwoordt verzoeken binnen hun termijnen en dient, wanneer een brief al is vervallen, het bezwaar of de betaling in voordat de toeslag verdubbelt. Zie fiscaal advies en bedrijfsadvies, of maak een afspraak — wij antwoorden binnen één werkdag. De belastingkalender voor het najaar somt de aangiften op waarvan het verzuim het vaakst de brief in gang zet.

Veelgestelde vragen

Is mijn bedrijf verplicht de kennisgevingen van de belastingdienst elektronisch te ontvangen?

Ja, als het een rechtspersoon of een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid is — elke SA en SL, elk buitenlands bedrijf met een Spaans fiscaal nummer, elk filiaal of elke vaste inrichting van een niet-ingezetene, en ook een vereniging van eigenaren of een comunidad de bienes. De dienst betekent de opname eenmaal op papier, bij een nieuw bedrijf samen met het fiscaal nummer, en vanaf dan staat elke brief tien kalenderdagen in het elektronische kantoor en in DEHú.

Wat gebeurt er als niemand een kennisgeving binnen tien dagen opent?

Zij geldt als geweigerd en dus als gedaan: elke termijn loopt vanaf die dag. Een onbeantwoord verzoek wordt als zodanig genoteerd; een aanslag moet, afhankelijk van de datum, uiterlijk de 20e van de volgende maand of de 5e van de tweede maand worden betaald; de bezwaartermijnen van één maand lopen vanaf de als betekend beschouwde datum. Na de vrijwillige termijn draagt de schuld een toeslag van 5 %, 10 % of 20 % en kan de rekening in beslag worden genomen.

Zijn zelfstandigen en niet-ingezeten particulieren verplicht?

Niet als zodanig. Natuurlijke personen zijn alleen verplicht voor een beroep met verplicht lidmaatschap van een beroepsorde, of als ze in het register voor maandelijkse btw-teruggaaf of dat van grote ondernemingen staan; anders worden ze op papier aangeschreven tenzij ze zich vrijwillig inschrijven. Een ontwerp van koninklijk besluit uit 2022 stelde voor de verplichting tot alle zelfstandigen uit te breiden; in september 2026 is het niet gepubliceerd. Een niet-ingezeten particulier wordt aangeschreven op het domicilie van de vertegenwoordiger of, bij gebreke daarvan, op het onroerend goed.

Kan ik voorkomen dat de belastingdienst mijn bedrijf aanschrijft terwijl het in augustus gesloten is?

Ja: tot dertig kalenderdagen per jaar, vrij gekozen, aangevraagd in het elektronische kantoor van de dienst ten minste zeven kalenderdagen vóór de eerste dag. Op die dagen wordt u geen kennisgeving ter beschikking gesteld; ze verlengen reeds lopende termijnen niet, dus een eind juli geplaatste brief vervalt begin augustus toch, tenzij iemand hem opent.

Feiten gecontroleerd in september 2026 (Ley 39/2015, artikelen 14, 41, 43 en 44; Ley General Tributaria, wet 58/2003, artikelen 28, 62, 110, 111, 112, 223 en 235; Real Decreto 1363/2010, artikelen 3 tot en met 5; Orden EHA/3552/2011, artikelen 1 tot en met 4; wet op de inkomstenbelasting van niet-ingezetenen, RDLeg 5/2004, artikelen 10 en 11; de pagina's van de dienst over elektronische kennisgevingen en DEHú). De cijfers zijn rekenvoorbeelden volgens de regels van 2026; de uwe zullen afwijken.