Despesas dedutíveis de um autónomo em 2026: o que as Finanças espanholas aceitam e o que recusam

Uma designer de páginas web em Corralejo trabalha no quarto livre de um apartamento arrendado, vai de carro aos hotéis dos clientes no sul de Fuerteventura, almoça fora quando uma reunião se prolonga e paga quase tudo com o cartão com que também faz as compras de casa. A 20 de outubro vence, para a maioria dos trabalhadores independentes, o terceiro pagamento por conta trimestral do imposto sobre o rendimento: 20 % do lucro do ano até à data, menos o que já foi pago por conta. Cada euro de despesa que consiga defender sai desse lucro, e a questão é saber quais são esses euros. Espanha não tem uma lista de despesas dedutíveis para os independentes. Tem uma regra geral, umas poucas regras especiais escritas na lei do imposto sobre o rendimento e as respostas vinculativas que a direção-geral dos tributos dá a quem pergunta. Este artigo lê-as tal como estão em outubro de 2026: as provas que qualquer despesa tem de passar, um quadro das mais comuns com a sua regra e a sua prova, as quatro mais discutidas (a casa, o carro, o almoço e o telefone), o que nunca é aceite, o lado IGIC das mesmas faturas e o papel que tem de existir antes de alguém o pedir.

As quatro provas por detrás de cada despesa

A lei do imposto sobre o rendimento não define a despesa dedutível. Diz que o rendimento líquido de uma atividade se determina según las normas del Impuesto sobre Sociedades, segundo as regras do imposto sobre as sociedades (artigo 28.º, n.º 1), e acrescenta depois umas poucas regras próprias no artigo 30.º. Dessa remissão, a Dirección General de Tributos, a direção-geral cujas respostas vinculam as Finanças, retira as mesmas condições resposta após resposta. A despesa tem de estar ligada à atividade, aquilo a que chama correlação com os rendimentos: a despesa de que se prove ter sido feita no exercício da atividade é dedutível, e aquela cuja ligação falta ou não está suficientemente provada não o é. E tem de cumprir os requisitos de correcta imputación temporal, de registro en la contabilidad o en los libros registros que el contribuyente deba llevar, así como estar convenientemente justificados, de correta imputação ao seu ano, de registo na contabilidade ou nos livros de registo que o contribuinte deve manter, e de justificação adequada (resposta V1153-26, de 20 de maio de 2026, entre muitas).

Dois artigos da lei geral tributária decidem o que acontece quando as Finanças põem em causa uma despesa. O ónus é de quem a deduz: quien haga valer su derecho deberá probar los hechos constitutivos del mismo, quem faz valer um direito deve provar os factos que o constituem (artigo 105.º, n.º 1). E a prova tem uma ordem: as despesas justificam-se de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación, prioritariamente pela fatura entregue pelo empresário ou profissional que realizou a operação, mas la factura no constituye un medio de prueba privilegiado respecto de la existencia de las operaciones, a fatura não é um meio de prova privilegiado da existência das operações (artigo 106.º, n.º 4). Quando as Finanças a contestam de forma fundamentada, cabe ao contribuinte demonstrar que a compra foi real. A fatura é necessária e nem sempre suficiente.

O quadro: despesa, regra, prova

Trabalhar em casa

Uma habitação pode ser afetada em parte a uma atividade, mas só as partes susceptibles de un aprovechamiento separado e independiente del resto, suscetíveis de um aproveitamento separado e independente do resto (regulamento do imposto sobre o rendimento, artigo 22.º, n.º 3): um quarto, não um canto da mesa de jantar. Afetado o quarto, aplicam-se duas regras a dois tipos de custo.

O custo de ter a casa segue os metros quadrados. O inquilino deduz a renda na proporção da parte afetada à atividade (resposta V1153-26). O proprietário deduz na mesma proporção a amortização do edifício, sem o terreno, o imposto sobre imóveis, os juros do empréstimo, a taxa de resíduos, as despesas de condomínio e o seguro da casa (resposta V2554-23, de 25 de setembro de 2023).

Os fornecimentos têm regra própria desde 2018. A água, o gás, a eletricidade, o telefone e a internet são dedutíveis en el porcentaje resultante de aplicar el 30 por ciento a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior, na percentagem que resulta de aplicar 30 % à proporção entre os metros quadrados da habitação destinados à atividade e a sua superfície total, salvo prova de uma percentagem superior ou inferior (lei do imposto sobre o rendimento, artigo 30.º, n.º 2, regra 5.ª, alínea b)).

O apartamento da designer mede 80 m² e o seu escritório 12 m², ou seja, 15 %. Dos 10.200 € de renda que paga num ano, são dedutíveis 1.530 €. Dos 1.800 € de eletricidade, água e internet deduz 30 % de 15 %, isto é, 4,5 %: 81 €. A regra dos fornecimentos é modesta de propósito. O que mexe no número é a renda.

E a renda é o ponto em que convém parar e perguntar. O texto canário isenta de IGIC o arrendamento de edifícios destinados exclusivamente a viviendas, destinados exclusivamente a habitação (texto consolidado de 2025, artigo 21.º). Lendo as mesmas palavras na lei do IVA, a direção-geral respondeu que uma habitação arrendada em parte como escritório profissional não está isenta, e que o senhorio tem de liquidar o imposto sobre a totalidade da renda (resposta V2993-20, de 5 de outubro de 2020). A renda paga no exercício de uma atividade leva ainda uma retenção de 19 % por conta do imposto sobre o rendimento do próprio senhorio, com poucas exceções, sendo a principal uma renda de 900 € por ano ou menos ao mesmo senhorio (regulamento do imposto sobre o rendimento, artigos 75.º, 76.º e 100.º). Os dois pontos pertencem a uma conversa com o senhorio, e com um consultor, antes de deduzir o primeiro euro de renda.

O carro

Nenhuma despesa é recusada mais vezes. O regulamento tolera o uso privado da maior parte dos bens da atividade fora do horário de trabalho, mas essa tolerância no será de aplicación a los automóviles de turismo, não se aplica aos automóveis ligeiros de passageiros (artigo 22.º, n.º 4), nem às motos nem aos todo-o-terreno. Um carro só está afetado se for usado para a atividade e para mais nada. A resposta da direção-geral a um técnico de prótese dentária que entregava os seus trabalhos no próprio carro é a que dá há anos: si el vehículo se utiliza para fines particulares no se podrá considerar afecto a la actividad, lo que implica que no se podrá deducir gasto alguno, se o veículo for usado para fins particulares não pode considerar-se afetado à atividade, o que implica que não se pode deduzir despesa alguma (resposta V2122-25, de 11 de novembro de 2025). Nem o combustível, nem o seguro, nem a amortização, nem uma parte deles: um bem que não se pode dividir não pode ser afetado em parte.

O regulamento enumera as exceções, os veículos que continuam afetados mesmo que sejam usados fora de serviço: as carrinhas e outros veículos mistos destinados ao transporte de mercadorias, os que transportam passageiros mediante pagamento, os carros de escola de condução, os dos representantes e agentes comerciais nas suas deslocações profissionais e os veículos dados de aluguer. A carrinha de um eletricista está na lista. O utilitário de uma designer não.

Daqui resultam duas coisas que surpreendem quem chega. Não existe ajuda de custo por quilómetro para o independente: os 0,26 € por quilómetro do regulamento são para os trabalhadores reembolsados pela entidade patronal, e a direção-geral disse que a lei só vai buscar a esse artigo os limites das refeições (resposta V0117-21, de 28 de janeiro de 2021). E o uso exclusivo tem de ser provado por quem o invoca, por qualquer meio admitido em direito; a direção-geral recusa-se a dizer de antemão que prova basta (V2122-25). As peças habituais são um segundo veículo para a vida privada, o carro inscrito nos livros e guardado onde está a atividade, e um registo de deslocações que bata certo com a agenda.

Refeições, viagens e clientes

As refeições do próprio independente têm regra própria desde 2018. Têm de ocorrer no exercício da atividade, e siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, desde que se realizem em estabelecimentos de restauração e hotelaria e sejam pagas por qualquer meio eletrónico de pagamento, dentro dos limites diários que o regulamento fixa para as ajudas de custo dos trabalhadores (artigo 30.º, n.º 2, regra 5.ª, alínea c)): 26,67 € por dia em Espanha e 48,08 € no estrangeiro, ou 53,34 € e 91,35 € quando se pernoita num município diferente dos da residência e do trabalho.

Três respostas marcam os limites. A refeição não tem de ser noutra localidade: o que a lei vai buscar à regra dos trabalhadores são os seus limites, não a exigência de um município diferente (V0124-21, de 28 de janeiro de 2021). O numerário não serve, nem sequer quando o bar não aceita outra coisa (V2350-21, de 18 de agosto de 2021). E a ligação à atividade tem de existir: que um almoço calhe num dia útil no implica por sí sola la consideración de que dichos gastos son gastos incurridos en el desarrollo de una actividad económica, não implica por si só que tenha sido feito no exercício de uma atividade económica (V1184-22, de 26 de maio de 2022). Um almoço de 40 € entre duas visitas a clientes em Morro Jable, pago com cartão, é uma despesa de 26,67 €. O menu do dia ao virar da esquina de casa é aquele sobre o qual as Finanças vão perguntar.

As viagens e o alojamento não têm regra especial nem limite diário: voos, barcos, táxis e hotéis seguem as quatro provas. Os clientes são outra coisa. O imposto sobre as sociedades recusa as liberalidades, tira dessa categoria as despesas de representação com clientes e fornecedores e depois põe-lhes um teto: são dedutíveis con el límite del 1 por ciento del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo, com o limite de 1 % do volume de negócios líquido do período de tributação (lei do imposto sobre as sociedades, artigo 15.º, alínea e)). Com um volume de negócios de 48.000 €, são 480 € por ano para todos os almoços, cabazes e garrafas.

Telefone, seguros e segurança social

O telemóvel segue o carro, não a casa. A regra dos 30 % é para os fornecimentos de uma habitação, e uma linha móvel não é um deles; cai na regra geral, e a direção-geral lê-a com rigor: quando a linha se utiliza indistintamente tanto para fines particulares como para fines profesionales, no podrá deducir gasto alguno, é usada indistintamente para fins particulares e profissionais, não se pode deduzir despesa alguma (resposta V2554-23). Uma segunda linha usada só para a atividade é dedutível na totalidade, e também o aparelho comprado para ela, por via da amortização.

O seguro de saúde tem uma regra que parece generosa e é estreita. São dedutíveis os prémios que o independente paga pela sua própria cobertura, pela do cônjuge e pela dos filhos com menos de 25 anos que vivam com ele, e El límite máximo de deducción será de 500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente o de 1.500 euros por cada una de ellas con discapacidad, o limite máximo de dedução é de 500 € por cada uma dessas pessoas, ou de 1.500 € por cada uma delas com deficiência (artigo 30.º, n.º 2, regra 5.ª, alínea a)). Um prémio de 780 € é uma despesa de 500 €. Os filhos têm de cumprir as duas condições, idade e vida em comum (resposta V1510-26, de 12 de junho de 2026). E a regra é só para a cobertura de doença: os seguros de vida e de funeral não são dedutíveis (resposta V0946-22, de 29 de abril de 2022).

A contribuição do independente é dedutível na totalidade, e desde 2023 chega em duas partes. Os valores mensais são provisórios; a Segurança Social acerta o ano mais tarde, com os rendimentos que a administração fiscal lhe comunica, e pede mais ou devolve uma parte. A direção-geral decidiu que o ano anterior não se reabre: o pagamento adicional é tratado como un mayor gasto deducible por cotizaciones a la Seguridad Social correspondiente a ese ejercicio, como uma despesa dedutível maior de contribuições para a segurança social desse exercício, o exercício em que se faz a regularização, e um reembolso reduz a despesa desse mesmo exercício (resposta V2472-25, de 11 de dezembro de 2025).

O equipamento, e os 5 % que ninguém tem de provar

O que dura mais de um ano não é uma despesa mas um ativo, e deduz-se por fatias. Na estimativa direta simplificada, as fatias vêm de uma tabela oficial curta de taxas máximas anuais: 26 % para computadores e programas, 10 % para mobiliário e instalações, 16 % para veículos, 30 % para ferramentas. Um portátil de 1.400 € é uma dedução de 364 € por ano, no máximo. A exceção é o pequeno equipamento: os bens novos cuyo valor unitario no exceda de 300 euros, hasta el límite de 25.000 euros referido al período impositivo, cujo valor unitário não exceda 300 €, até ao limite de 25.000 € no período de tributação, podem ser amortizados de uma só vez (lei do imposto sobre as sociedades, artigo 12.º, n.º 3, alínea e)). Um monitor de 280 € é despesa do ano em que é comprado.

O mesmo método traz a única dedução que não precisa de papel. Para as provisões e as despesas de difícil justificação, o regulamento admite um montante fixo, calculado aplicando el porcentaje del 5 por ciento sobre el rendimiento neto, excluido este concepto, sin que la cuantía resultante pueda superar 2.000 euros anuales, aplicando 5 % ao rendimento líquido, antes desta rubrica, com um teto de 2.000 € por ano (artigo 30.º). Com um rendimento líquido de 32.000 €, são 1.600 €; a partir de 40.000 €, são 2.000 €. Os 7 % aplicados em 2023 foram uma regra só para esse ano, e a única percentagem especial de 2026 é para as atividades de Ceuta. O montante fixo existe apenas no método simplificado, que uma atividade deixa quando o seu volume de negócios ultrapassa 600.000 € ou quando opta pelo normal. Uma sociedade não tem nada parecido, mais uma linha da comparação que fazemos em autónomo ou SL.

O que nunca passa

• Multas, agravamentos e coimas. O imposto sobre as sociedades exclui Las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del período ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo, as multas e sanções penais e administrativas, os agravamentos do período executivo e o agravamento por declaração fora de prazo sem notificação prévia (artigo 15.º, alínea c)). O que são esses agravamentos, e como mantê-los pequenos, está no nosso artigo sobre declarar fora de prazo.
• A vida privada. Os bens destinados al uso particular del titular de la actividad, como los de esparcimiento y recreo, destinados ao uso particular do titular da atividade, como os de lazer e recreio, nunca estão afetados (regulamento do imposto sobre o rendimento, artigo 22.º, n.º 1), e o que se gasta com eles segue-os: as férias da família, a televisão lá de casa, o barco na marina.
• As ofertas sem motivo de negócio. Os donativos e as liberalidades não são dedutíveis. Só escapa a essa regra o que se gasta com clientes, fornecedores, pessoal e promoção, e as despesas de representação com clientes apenas dentro do seu 1 %.
• Tudo o que foi comprado antes da inscrição. A declaração no registo fiscal tem de ser entregue antes do início da atividade, e o manual da administração fiscal para a declaração de rendimentos leva a regra até ao fim: só são dedutíveis as despesas feitas depois da inscrição e do início. Primeiro a inscrição, depois o portátil.
• O IGIC que se recupera. O imposto que entra na declaração de IGIC não é, além disso, despesa no imposto sobre o rendimento. Só o IGIC que não pode ser recuperado passa a fazer parte do custo.
• A sua própria mutualidade. As contribuições para a mutualidade do próprio titular não são despesa da atividade; como as de um plano de pensões, reduzem a matéria coletável em separado, dentro de limites próprios. A exceção é o profissional cuja mutualidade substitui o regime dos independentes.

O lado IGIC da mesma fatura

Cada fatura nas ilhas levanta duas perguntas, porque o IGIC que nela vem tem regras próprias, mais apertadas do que as do imposto sobre o rendimento em quase tudo e mais brandas num ponto. O ponto de partida é apertado: não há dedução pelas aquisições que no se afecten, directa y exclusivamente a su actividad empresarial o profesional, que não sejam afetadas direta e exclusivamente à atividade empresarial ou profissional (Ley 20/1991, artigo 29.º, n.º 5), e os bens ou serviços usados ao mesmo tempo para a atividade e para necessidades privadas não contam como afetados.

A exceção branda é o carro. Desde 2023, os automóveis ligeiros de passageiros e as motos comprados, importados, tomados em locação ou alugados como bens de investimento se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 50 por 100, presumem-se afetados à atividade na proporção de 50 % (artigo 29.º, n.º 7), e o mesmo vale para o combustível, as reparações, o estacionamento e as portagens. Uma proporção diferente tem de ser provada, e alguns veículos presumem-se afetados a 100 %, como as carrinhas de mercadorias, os táxis, os carros de escola de condução, os de agentes comerciais e os de vigilância. Assim, o utilitário da designer, se estiver nos seus livros, pode devolver metade do seu IGIC na declaração de IGIC enquanto nada dá na declaração de rendimentos: dois impostos, duas regras, um carro.

A parte apertada é a mesa. A lei recusa en ninguna proporción, em nenhuma proporção, o imposto sobre Los alimentos, las bebidas y el tabaco, os alimentos, as bebidas e o tabaco, sobre os espetáculos e serviços recreativos e sobre os bens ou serviços destinados a ofertas a clientes, trabalhadores ou terceiros; e recusa o dos serviços de viagens, hotelaria e restauração salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades, salvo se o seu montante for uma despesa dedutível para efeitos do imposto sobre o rendimento ou do imposto sobre as sociedades (artigo 30.º, n.º 1). O almoço de restaurante que passa a prova do imposto sobre o rendimento pode recuperar o seu IGIC; o cabaz de Natal do cliente, nunca.

Duas formalidades fecham a lista. O direito exerce-se com a fatura na mão, e só pelo imposto expresa y separadamente consignada, expressa e separadamente indicado, nela (artigo 31.º); e caduca quatro anos depois de nascer (artigo 33.º). E quem está no regime do pequeno empresário, o REPEP, não deduz IGIC nenhum: para ele, como acontece com qualquer imposto indireto que não possa ser recuperado das Finanças, o IGIC pago passa a fazer parte do preço da compra e é deduzido com ela no imposto sobre o rendimento.

O papel: fatura, talão, extrato

O regulamento de faturação aplica-se às operações com IGIC tal como às de IVA (Real Decreto 1619/2012, segunda disposição adicional), e dá ao comprador um direito que quase ninguém usa. A fatura completa é obrigatória, entre outras operações, nestas: Aquellas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, aquelas em que o destinatário seja um empresário ou profissional que atue como tal (artigo 2.º, n.º 2, alínea a)). O talão que a bomba de gasolina ou a papelaria entregam é uma fatura simplificada, permitida até 400 €, ou 3.000 € no comércio a retalho, na restauração, no estacionamento e em mais alguns setores (artigo 4.º), e não identifica o comprador. Pedido ao balcão, tem de acrescentar o número fiscal e a morada do comprador e o imposto indicado em separado (artigo 7.º, n.º 2), e com essas três coisas sustenta uma dedução.

Há mais três papéis que contam. As despesas bancárias não precisam de fatura: basta o extrato ou a nota de débito do próprio banco (Real Decreto 1619/2012, artigo 2.º). Os livros de registo (rendimentos, despesas e bens de investimento, e nos profissionais também os fundos detidos por conta de clientes) são por onde as Finanças começam, e a despesa que não está neles falha uma das quatro provas. E tudo se conserva durante el plazo máximo de prescripción, durante todo o prazo de prescrição (regulamento do imposto sobre o rendimento, artigo 68.º, n.º 1), que são quatro anos a contar do fim do prazo de entrega da declaração em que a despesa foi deduzida.

A despesa que falha é retirada e o ano é de novo liquidado: o imposto sobre a diferença, os juros de mora e, se se seguir um processo sancionatório, uma multa que começa em 50 % do imposto que ficou por pagar (lei geral tributária, artigo 191.º).

Uma lista antes de 20 de outubro

• Arrume o extrato do cartão. Uma conta e um cartão para a atividade; o que é pago pela conta da família precisa da sua própria explicação.
• Peça a fatura, não o talão. Com o seu número fiscal, a sua morada e o IGIC indicado em separado.
• Meça o quarto. Os metros quadrados do escritório e da habitação, numa planta, e o mesmo número em todas as declarações.
• Decida o carro com honestidade. Uso exclusivo, nos livros e demonstrável, ou nenhuma despesa no imposto sobre o rendimento; a presunção de 50 % no IGIC é outro assunto.
• Pague os almoços com cartão. As refeições em numerário perdem-se, e cada almoço precisa de um motivo que se possa nomear.
• Registe os ativos. Tudo o que passe de 300 € e vá durar entra no livro de bens de investimento e é amortizado.
• Conte os 5 %. Calculam-se sobre o rendimento líquido e não precisam de recibos no método simplificado.
• Guarde quatro anos. Faturas, extratos e livros, num formato que possa ser entregue.

As Finanças não perguntam se uma despesa foi útil. Perguntam se foi para a atividade, se há fatura, se está nos livros e se pertence a este ano. A maior parte das recusas é um não a uma das quatro.

A equipa fiscal dos nossos escritórios de Caleta de Fuste e Costa Calma revê as despesas de um ano antes de a declaração ser entregue, monta os livros e os processos do escritório em casa e do veículo, e responde aos pedidos das Finanças quando chegam. A página de assessoria fiscal descreve o serviço e uma primeira reunião pode ser marcada online.

Perguntas frequentes

Posso deduzir o carro se o usar para trabalhar a maior parte do tempo?

No imposto sobre o rendimento, não. Um automóvel ligeiro de passageiros tem de ser usado exclusivamente para a atividade, e a direção-geral dos tributos repete que o carro usado também em privado não dá dedução nenhuma, nem sequer parcial. As exceções são as carrinhas de mercadorias, os táxis, os carros de escola de condução, os de agentes comerciais e os veículos de aluguer. O IGIC é diferente: presume-se dedutível metade.

Trabalho em casa, num apartamento arrendado. O que posso deduzir?

A renda, na proporção dos metros quadrados do quarto que usa só para trabalhar, e 30 % dessa mesma proporção da eletricidade, da água, do gás, do telefone fixo e da internet. Antes de deduzir renda, veja o contrato com o senhorio: uma habitação usada em parte como escritório pode perder a isenção de IGIC, e a renda da atividade leva retenção.

Os meus almoços são dedutíveis?

Só os que ocorrem no exercício da atividade, num restaurante ou bar, pagos com cartão ou outro meio eletrónico, e até 26,67 € por dia em Espanha. O pagamento em numerário não é aceite, e um almoço não passa a ser de trabalho por calhar num dia útil.

Ainda existem os 7 % de despesas de difícil justificação?

Não. Os 7 % aplicaram-se apenas a 2023. Para 2026 o valor é 5 % do rendimento líquido, com um teto de 2.000 € por ano, e só na estimativa direta simplificada.

Durante quanto tempo tenho de guardar as faturas?

Durante o prazo de prescrição: quatro anos a contar do fim do prazo de entrega da declaração de rendimentos em que a despesa foi deduzida. O direito de deduzir o IGIC de uma fatura também dura quatro anos.

Factos verificados em outubro de 2026 (Ley 35/2006, artigos 28.º a 30.º e as suas 56.ª e 64.ª disposições adicionais; o regulamento do imposto sobre o rendimento aprovado pelo Real Decreto 439/2007, artigos 9.º, 22.º, 30.º, 68.º, 75.º, 76.º, 100.º, 110.º e 111.º; Ley 27/2014, artigos 11.º, 12.º e 15.º; Ley 58/2003, artigos 66.º, 67.º, 105.º, 106.º e 191.º; Ley 20/1991, artigos 28.º a 33.º; o texto consolidado canário aprovado pelo Decreto Legislativo 1/2025, artigo 21.º; Real Decreto 1619/2012 e as regras do registo fiscal do Real Decreto 1065/2007; respostas V2993-20, V0117-21, V0124-21, V2350-21, V0946-22, V1184-22, V2554-23, V2122-25, V2472-25, V1153-26 e V1510-26 da Dirección General de Tributos; o manual da administração fiscal para a declaração de 2025, capítulo 7). A designer e os seus números são ilustrativos.