Fattura elettronica: l'orologio dovrebbe partire il 1º ottobre 2026 — cosa deve fare una PMI canaria prima di ottobre 2027 e 2028

Un operatore di gite in barca di Corralejo fattura agli hotel che vendono le sue escursioni, un costruttore di Caleta de Fuste fattura a un promotore, una consulente di Costa Calma fattura a una SL spagnola: tre imprese ordinarie, tre serie di fatture che dovranno cambiare forma entro due anni. La legge che rende elettroniche le fatture tra imprese è del 2022; il regolamento che le dà corpo è arrivato nel marzo 2026; e l'ordinanza ministeriale che fa partire l'orologio è, mentre scriviamo il 2 settembre 2026, ancora una bozza con una data di entrata in vigore stampata sopra: il 1º ottobre 2026. Questo è il calendario che discende da quei tre testi, in cosa consiste davvero l'obbligo e cosa dovrebbe fare una PMI canaria questo autunno invece del prossimo.

In cosa consiste l'obbligo

La legge «Crea y Crece» ha riscritto l'articolo 2 bis della legge sulla società dell'informazione: «tutti gli imprenditori e i professionisti devono emettere, trasmettere e ricevere fatture elettroniche nei rapporti commerciali con altri imprenditori e professionisti», e destinatario ed emittente «devono fornire informazioni sugli stati della fattura» (Ley 18/2022, art. 12). Il regolamento del 25 marzo 2026 (Real Decreto 238/2026, pubblicato il 31 marzo) traccia il perimetro:

• Chi. Chiunque sia obbligato a emettere fattura secondo il regolamento sulla fatturazione, per le operazioni il cui destinatario è un'impresa o un professionista con sede, stabile organizzazione o domicilio in Spagna (art. 3). Le Canarie sono dentro quel perimetro: la legge sull'IGIC rinvia le imprese delle isole alle «norme generali che regolano il dovere di emettere e consegnare fattura» (Ley 20/1991, art. 59.1.b), cioè lo stesso regolamento sulla fatturazione. Una fattura con IGIC a un'impresa spagnola è fattura elettronica dalle stesse date di una con IVA.
• Chi no. Le fatture ai consumatori restano fuori; anche le fatture semplificate — gli scontrini di un bar o di un negozio —, salvo quelle qualificate che riportano il codice fiscale del cliente per la detrazione (art. 4). E resta fuori il tour operator tedesco o l'agenzia britannica che compra da te: la controparte deve essere stabilita in Spagna perché l'obbligo scatti, quindi una fattura di esportazione si emette come oggi.
• Cosa. Una fattura in un messaggio strutturato e leggibile dalla macchina che segua il modello semantico europeo EN 16931, in una di quattro sintassi: UBL, CII, EDIFACT o Facturae (art. 7); i messaggi Peppol BIS contano perché sono UBL. Un PDF, per quanto ordinato, non è una fattura elettronica secondo questo regolamento: ne è la fotografia.

Il sistema: piattaforme e soluzione pubblica

Le fatture viaggeranno attraverso un «sistema spagnolo di fattura elettronica» formato da piattaforme private di scambio e da una soluzione pubblica (art. 5). Le piattaforme devono interconnettersi gratuitamente quando un cliente lo chiede ed essere in grado di convertire tra tutte le sintassi ammesse; un emittente non può mai essere costretto a usare la piattaforma del destinatario, e i destinatari possono chiedere copia delle proprie fatture per quattro anni senza costi (Ley 56/2007, art. 2 bis, nella redazione vigente).

La soluzione pubblica è quella dell'AEAT: gratuita, facoltativa, in UBL, e deve essere online almeno due mesi prima che la prima impresa sia obbligata alla fatturazione elettronica (artt. 11 e DA 5ª). Ogni fattura vi porta un codice unico costruito con il NIF dell'emittente, il numero e la serie della fattura e la data, e la soluzione ammette una fattura solo se il NIF dell'emittente e quello del destinatario sono indicati correttamente — un dettaglio che punirà gli archivi clienti trascurati. Le imprese che preferiscono una piattaforma privata devono inviare alla soluzione pubblica una copia fedele di ogni fattura in UBL nel momento in cui la emettono. In parole povere: dal giorno in cui inizia il tuo obbligo, ogni fattura che mandi a un'altra impresa spagnola starà in una banca dati dell'AEAT, qualunque strada abbia preso.

Gli stati: i tuoi clienti comunicheranno quando ti pagano

La parte della riforma che cambia il comportamento delle imprese non è il formato ma il riscontro. Il destinatario di una fattura elettronica deve informare l'emittente di almeno due stati — l'accettazione o il rifiuto commerciale, con la data, e il pagamento effettivo completo, con la data in cui il denaro è davvero arrivato al fornitore (art. 10) — e deve comunicare il pagamento, o il rifiuto, alla soluzione pubblica qualunque piattaforma usi; una fattura né rifiutata né rettificata si presume accettata (art. 12). L'accettazione parziale, il pagamento parziale e la cessione della fattura a un terzo possono essere comunicati volontariamente. Il regolamento dice perché nel suo stesso preambolo: per permettere all'amministrazione di «calcolare e monitorare i termini di pagamento delle fatture» — il tetto di sessanta giorni della legge contro i ritardi di pagamento smette di essere una regola che nessuno misura.

Per gli autonomi e le altre persone fisiche sotto gli 8 milioni di euro di fatturato gli stati sono facoltativi per i primi dodici mesi dopo la propria data di inizio e obbligatori dopo (DT 3ª). Per le società di qualsiasi dimensione arrivano insieme alla fattura.

Il calendario, così com'è

Il regolamento è entrato in vigore il 20 aprile 2026, ma produce effetti solo dal giorno in cui entrerà in vigore l'ordinanza ministeriale che regola la soluzione pubblica (DF 4ª; Ley 18/2022, DF 8ª). Il Ministero delle Finanze ha pubblicato la bozza di ordinanza il 16 aprile 2026, con consultazione fino all'8 maggio e una disposizione finale che fissa il 1º ottobre 2026 come entrata in vigore; al 2 settembre l'ordinanza non è comparsa sul BOE. Con la data di quella bozza, l'orologio corre così:

• 1º ottobre 2027 — imprese il cui volume di operazioni ha superato gli 8 milioni di euro nell'anno solare precedente, misurato come lo misura la legge sull'IVA: emettere e ricevere fatture elettroniche, comunicare gli stati. Nei primi dodici mesi devono allegare un PDF a ogni fattura elettronica per leggibilità, salvo che il destinatario accetti espressamente il formato originale (DT 2ª).
• 1º ottobre 2028 — tutti gli altri: ogni SL, ogni professionista autonomo, ogni amministratore di condominio che fattura a un'altra impresa. Le persone fisiche sotto gli 8 milioni comunicano gli stati dal 1º ottobre 2029.
• I subappaltatori che già fatturano contratti pubblici tramite FACeB2B hanno ventiquattro mesi dall'ordinanza per passare al nuovo sistema (DT 1ª).

Se l'ordinanza slitta a novembre o a gennaio, tutte le date sopra slittano con lei dello stesso numero di giorni; i dodici e i ventiquattro mesi si contano dall'ordinanza, non da un anno solare. Due date non dipendono affatto dall'ordinanza: VeriFactu, la regola che obbliga il tuo software di fatturazione a registrare ogni fattura — comprese quelle ai consumatori — in modo verificabile dall'AEAT, si applica dal 1º gennaio 2027 alle società e dal 1º luglio 2027 agli autonomi e a tutti gli altri, come spiega il nostro articolo su VeriFactu. La sequenza reale per una piccola impresa canaria è dunque VeriFactu prima, fatturazione elettronica un anno e mezzo dopo, idealmente con lo stesso software che fa entrambe le cose.

Cosa fare questo autunno

• Conta. Quante fatture all'anno vanno a imprese spagnole e chi le produce — tu, il tuo commercialista, un programma, un marketplace. Quel numero decide se basta la soluzione pubblica gratuita o se una piattaforma si guadagna il suo canone.
• Fai al tuo fornitore di software due domande per iscritto. Sarà conforme a VeriFactu entro gennaio o luglio 2027? Produrrà fatture EN 16931 e si collegherà alla soluzione pubblica o a una piattaforma registrata entro la tua data di fatturazione elettronica? Un fornitore senza risposte datate è un fornitore da lasciare.
• Pulisci l'anagrafica clienti. Ogni cliente impresa spagnola ha bisogno fin d'ora di un NIF e di un indirizzo corretti nel tuo sistema, perché la soluzione pubblica rifiuterà una fattura senza entrambi i NIF e una piattaforma la respingerà.
• Preparati a ricevere, non solo a inviare. L'obbligo è simmetrico: le fatture elettroniche dei tuoi fornitori arriveranno attraverso il sistema e dovrai comunicarne gli stati. Qualcuno in azienda deve essere responsabile di quella casella.
• Guarda i tuoi termini di pagamento. Dalla tua data di inizio l'AEAT avrà la data della fattura e la data del pagamento di tutto ciò che devi e di tutto ciò che ti è dovuto. Un'impresa che paga a novanta giorni sarà visibile come tale.
• Tieni semplici gli scontrini. Se la maggior parte delle tue vendite sono fatture semplificate ai consumatori, la riforma della fattura elettronica tocca solo la tua coda di fatturazione alle imprese; VeriFactu, non questo regolamento, è il tuo progetto del 2027.

La sanzione propria della legge è modesta — un ammonimento o una multa fino a 10.000 euro per l'impresa che, pur obbligata, non offre fatture elettroniche (Ley 56/2007, art. 2 bis.9) — e sono le sanzioni VeriFactu ad avere i denti, fino a 50.000 euro l'anno per un software non conforme. Il vero costo del ritardo è commerciale: un grande cliente obbligato a comunicare gli stati della tua fattura non accetterà più un PDF da te dopo l'ottobre 2027.

Dove entriamo noi

Il nostro ufficio contabile di Caleta de Fuste e Costa Calma fa con te l'audit qui sopra — conteggio delle fatture, domande al software, anagrafica clienti, processo di ricezione — e poi tiene per te i due calendari, VeriFactu e fatturazione elettronica, man mano che le date si consolidano. Vedi consulenza contabile e compliance societaria, oppure prenota una consulenza: rispondiamo entro un giorno lavorativo.

Domande frequenti

La mia impresa è a Fuerteventura e fattura con IGIC, non con IVA. Mi riguarda?
Sì. L'obbligo di fatturazione elettronica segue il regolamento sulla fatturazione, e la legge sull'IGIC rinvia le imprese canarie alle stesse norme generali sull'emissione delle fatture. Una fattura con IGIC a un'impresa stabilita in Spagna diventa elettronica dalle stesse date di una fattura con IVA della penisola; l'imposta che porta non cambia.

Un PDF inviato per e-mail è una fattura elettronica?
No. Il regolamento richiede un messaggio strutturato conforme a EN 16931 in UBL, CII, EDIFACT o Facturae. L'unico ruolo che resta al PDF è transitorio: le imprese sopra gli 8 milioni devono allegarne uno a ogni fattura elettronica nei primi dodici mesi, per leggibilità.

E se il mio cliente è un'impresa tedesca o britannica?
L'obbligo si applica solo quando il destinatario ha sede, stabile organizzazione o domicilio in Spagna. Le fatture a imprese straniere si emettono come oggi, nel formato che preferiscono; sono i tuoi clienti spagnoli a esigere il formato elettronico.

Quando esattamente devo iniziare?
Dodici mesi dopo l'entrata in vigore dell'ordinanza ministeriale se il tuo fatturato ha superato gli 8 milioni di euro l'anno scorso, ventiquattro mesi altrimenti. Con la data della bozza, 1º ottobre 2026, significa 1º ottobre 2027 e 1º ottobre 2028; se l'ordinanza viene pubblicata più tardi, le date si spostano con lei. Il 1º gennaio e il 1º luglio 2027 di VeriFactu non si spostano.

Fatti verificati a settembre 2026 (legge 18/2022, articolo 12 e ottava disposizione finale; legge 56/2007, articolo 2 bis; regio decreto 238/2026, articoli 3, 4, 5, 7, 10, 11 e 12, disposizioni transitorie da 1 a 3, quinta disposizione aggiuntiva e quarta disposizione finale; la bozza di ordinanza ministeriale sulla soluzione pubblica di fatturazione elettronica pubblicata dal Ministero delle Finanze il 16 aprile 2026, disposizione finale unica; i sommari quotidiani del BOE verificati fino al 2 settembre 2026; legge 20/1991, articolo 59; regio decreto 1007/2023 e regio decreto-legge 15/2025 per le date VeriFactu). Le date condizionate all'ordinanza ministeriale sono segnalate come tali; i tuoi obblighi dipendono dal tuo fatturato e dai tuoi clienti.