Fatura eletrónica: o relógio está previsto para 1 de outubro de 2026 — o que uma PME canária tem de fazer antes de outubro de 2027 e 2028

Um operador de passeios de barco em Corralejo fatura aos hotéis que vendem as suas saídas, um construtor de Caleta de Fuste fatura a um promotor, uma consultora de Costa Calma fatura a uma SL espanhola: três negócios comuns, três conjuntos de faturas que terão de mudar de forma em dois anos. A lei que torna eletrónicas as faturas entre empresas é de 2022; o regulamento que lhe dá corpo chegou em março de 2026; e a ordem ministerial que põe o relógio a andar é, enquanto escrevemos a 2 de setembro de 2026, ainda um projeto com uma data de entrada em vigor impressa: 1 de outubro de 2026. Este é o calendário que decorre desses três textos, em que consiste realmente a obrigação e o que uma PME canária deveria fazer neste outono em vez do próximo.

Em que consiste a obrigação

A lei «Crea y Crece» reescreveu o artigo 2 bis da lei da sociedade da informação: «todos os empresários e profissionais devem emitir, remeter e receber faturas eletrónicas nas suas relações comerciais com outros empresários e profissionais», e destinatário e emitente «devem fornecer informação sobre os estados da fatura» (Ley 18/2022, art. 12). O regulamento de 25 de março de 2026 (Real Decreto 238/2026, publicado a 31 de março) desenha o perímetro:

• Quem. Qualquer obrigado a emitir fatura segundo o regulamento de faturação, pelas operações cujo destinatário seja um empresário ou profissional com sede, estabelecimento estável ou domicílio em Espanha (art. 3). As Canárias estão dentro desse perímetro: a lei do IGIC remete as empresas das ilhas para «as normas gerais que regulam o dever de emitir e entregar fatura» (Ley 20/1991, art. 59.1.b), que são o mesmo regulamento de faturação. Uma fatura com IGIC a uma empresa espanhola é fatura eletrónica a partir das mesmas datas que uma com IVA.
• Quem não. As faturas a consumidores ficam de fora; também as faturas simplificadas — os talões de um bar ou de uma loja —, salvo as qualificadas que levam o NIF do cliente para dedução (art. 4). E fica de fora o operador turístico alemão ou a agência britânica que lhe compra: a contraparte tem de estar estabelecida em Espanha para que a obrigação morda, pelo que uma fatura de exportação se emite como hoje.
• O quê. Uma fatura numa mensagem estruturada e legível por máquina que siga o modelo semântico europeu EN 16931, numa de quatro sintaxes: UBL, CII, EDIFACT ou Facturae (art. 7); as mensagens Peppol BIS contam porque são UBL. Um PDF, por mais asseado que seja, não é uma fatura eletrónica segundo este regulamento: é a fotografia de uma.

O sistema: plataformas e solução pública

As faturas viajarão por um «sistema espanhol de fatura eletrónica» formado por plataformas privadas de intercâmbio e uma solução pública (art. 5). As plataformas têm de se interligar gratuitamente quando um cliente o pedir e ser capazes de converter entre todas as sintaxes admitidas; um emitente nunca pode ser obrigado a usar a plataforma do destinatário, e os destinatários podem pedir cópia das suas faturas durante quatro anos sem custos (Ley 56/2007, art. 2 bis, na redação atual).

A solução pública é a da AEAT: gratuita, voluntária, em UBL, e tem de estar disponível pelo menos dois meses antes de a primeira empresa ficar obrigada à faturação eletrónica (arts. 11 e DA 5.ª). Cada fatura leva nela um código único formado pelo NIF do emitente, o número e a série da fatura e a data, e a solução só admite uma fatura se o NIF do emitente e o do destinatário estiverem corretamente indicados — um pormenor que castigará os ficheiros de clientes desleixados. As empresas que preferirem uma plataforma privada têm de remeter à solução pública uma cópia fiel de cada fatura em UBL no momento da emissão. Em bom português: a partir do dia em que a sua obrigação começar, cada fatura que enviar a outra empresa espanhola estará numa base de dados da AEAT, seja qual for o caminho que tomou.

Os estados: os seus clientes vão comunicar quando lhe pagam

A parte da reforma que muda o comportamento das empresas não é o formato mas o retorno. O destinatário de uma fatura eletrónica tem de informar o emitente de pelo menos dois estados — a aceitação ou a rejeição comercial, com a data, e o pagamento efetivo completo, com a data em que o dinheiro chegou de facto ao fornecedor (art. 10) — e tem de comunicar o pagamento, ou a rejeição, à solução pública seja qual for a plataforma que use; uma fatura nem rejeitada nem retificada presume-se aceite (art. 12). A aceitação parcial, o pagamento parcial e a cessão da fatura a um terceiro podem ser comunicados voluntariamente. O regulamento diz para quê no seu próprio preâmbulo: para permitir à administração «calcular e monitorizar os prazos de pagamento das faturas» — o teto de sessenta dias da lei contra os atrasos de pagamento deixa de ser uma regra que ninguém mede.

Para os trabalhadores independentes e outras pessoas singulares abaixo de 8 milhões de euros de faturação, os estados são voluntários nos primeiros doze meses após a sua própria data de início e obrigatórios depois (DT 3.ª). Para as sociedades de qualquer dimensão chegam com a própria fatura.

O calendário, tal como está

O regulamento entrou em vigor a 20 de abril de 2026, mas só produz efeitos a partir do dia em que entrar em vigor a ordem ministerial que regule a solução pública (DF 4.ª; Ley 18/2022, DF 8.ª). O Ministério das Finanças publicou o seu projeto de ordem a 16 de abril de 2026, com consulta até 8 de maio e uma disposição final que fixa 1 de outubro de 2026 como entrada em vigor; a 2 de setembro a ordem não apareceu no BOE. Com a data desse projeto, o relógio corre assim:

• 1 de outubro de 2027 — empresas cujo volume de operações ultrapassou os 8 milhões de euros no ano civil anterior, medido como o mede a lei do IVA: emitir e receber faturas eletrónicas, comunicar estados. Nos primeiros doze meses têm de acompanhar cada fatura eletrónica de um PDF por legibilidade, salvo se o destinatário aceitar expressamente o formato original (DT 2.ª).
• 1 de outubro de 2028 — todos os outros: cada SL, cada profissional independente, cada administrador de condomínios que fature a outra empresa. As pessoas singulares abaixo de 8 milhões comunicam estados a partir de 1 de outubro de 2029.
• Os subcontratantes que já faturam contratos públicos pelo FACeB2B têm vinte e quatro meses a contar da ordem para passar ao novo sistema (DT 1.ª).

Se a ordem escorregar para novembro ou para janeiro, todas as datas acima escorregam com ela o mesmo número de dias; os doze e os vinte e quatro meses contam-se a partir da ordem, não de um ano civil. Duas datas não dependem de todo da ordem: o VeriFactu, a regra que obriga o seu programa de faturação a registar cada fatura — as de consumidores incluídas — de forma verificável pela AEAT, aplica-se a partir de 1 de janeiro de 2027 às sociedades e de 1 de julho de 2027 aos independentes e a todos os outros, como explica o nosso artigo sobre o VeriFactu. Assim, a sequência real para uma pequena empresa canária é o VeriFactu primeiro e a faturação eletrónica ano e meio depois, idealmente com o mesmo programa a fazer as duas coisas.

O que fazer neste outono

• Conte. Quantas faturas por ano vão para empresas espanholas e quem as produz — o próprio, o contabilista, um programa, um marketplace. Esse número decide se a solução pública gratuita chega ou se uma plataforma merece a sua mensalidade.
• Faça ao seu fornecedor de software duas perguntas por escrito. Estará conforme ao VeriFactu em janeiro ou julho de 2027? Produzirá faturas EN 16931 e ligar-se-á à solução pública ou a uma plataforma registada até à sua data de faturação eletrónica? Um fornecedor sem respostas com data é um fornecedor a deixar.
• Limpe o ficheiro de clientes. Cada cliente empresa espanhola precisa já de um NIF e de uma morada corretos no seu sistema, porque a solução pública recusará uma fatura sem os dois NIF e uma plataforma devolvê-la-á.
• Prepare-se para receber, não só para enviar. A obrigação é simétrica: as faturas eletrónicas dos seus fornecedores chegarão pelo sistema e terá de comunicar os seus estados. Alguém na empresa tem de ser dono dessa caixa de entrada.
• Olhe para os seus prazos de pagamento. A partir da sua data de início a AEAT terá a data da fatura e a data do pagamento de tudo o que deve e de tudo o que lhe devem. Uma empresa que paga a noventa dias será visível como tal.
• Mantenha os talões simples. Se a maioria das suas vendas são faturas simplificadas a consumidores, a reforma da fatura eletrónica só toca na sua cauda de faturação a empresas; o VeriFactu, não este regulamento, é o seu projeto de 2027.

A sanção própria da lei é modesta — uma advertência ou uma coima até 10.000 euros para a empresa que, estando obrigada, não ofereça faturas eletrónicas (Ley 56/2007, art. 2 bis.9) — e as do VeriFactu são as que têm dentes, até 50.000 euros por ano por um software não conforme. O custo real de chegar tarde é comercial: um grande cliente obrigado a comunicar os estados da sua fatura não lhe aceitará um PDF depois de outubro de 2027.

Onde entramos nós

O nosso departamento de contabilidade em Caleta de Fuste e Costa Calma faz consigo a auditoria acima — contagem de faturas, perguntas ao software, ficheiro de clientes, processo de receção — e depois gere por si os dois calendários, VeriFactu e faturação eletrónica, à medida que as datas se firmam. Veja consultoria contabilística e conformidade societária, ou marque uma consulta: respondemos num dia útil.

Perguntas frequentes

A minha empresa está em Fuerteventura e fatura com IGIC, não com IVA. Aplica-se-me?
Sim. A obrigação de fatura eletrónica segue o regulamento de faturação, e a lei do IGIC remete as empresas canárias para as mesmas normas gerais sobre emissão de faturas. Uma fatura com IGIC a uma empresa estabelecida em Espanha passa a ser eletrónica nas mesmas datas que uma fatura com IVA da península; o imposto que leva não muda.

Um PDF enviado por e-mail é uma fatura eletrónica?
Não. O regulamento exige uma mensagem estruturada conforme a EN 16931 em UBL, CII, EDIFACT ou Facturae. O único papel que resta ao PDF é transitório: as empresas acima de 8 milhões têm de anexar um a cada fatura eletrónica nos primeiros doze meses, por legibilidade.

E se o meu cliente for uma empresa alemã ou britânica?
A obrigação só se aplica quando o destinatário tem sede, estabelecimento estável ou domicílio em Espanha. As faturas a empresas estrangeiras emitem-se como hoje, no formato que preferirem; os seus clientes espanhóis é que exigirão o formato eletrónico.

Quando exatamente tenho de começar?
Doze meses após a entrada em vigor da ordem ministerial se a sua faturação ultrapassou os 8 milhões de euros no ano passado, vinte e quatro meses caso contrário. Com a data do projeto, 1 de outubro de 2026, isso significa 1 de outubro de 2027 e 1 de outubro de 2028; se a ordem for publicada mais tarde, as datas movem-se com ela. O 1 de janeiro e o 1 de julho de 2027 do VeriFactu não se movem.

Factos verificados em setembro de 2026 (Lei 18/2022, artigo 12 e oitava disposição final; Lei 56/2007, artigo 2 bis; Real Decreto 238/2026, artigos 3, 4, 5, 7, 10, 11 e 12, disposições transitórias 1 a 3, quinta disposição adicional e quarta disposição final; o projeto de ordem ministerial sobre a solução pública de faturação eletrónica publicado pelo Ministério das Finanças a 16 de abril de 2026, disposição final única; os sumários diários do BOE verificados até 2 de setembro de 2026; Lei 20/1991, artigo 59; Real Decreto 1007/2023 e Real Decreto-lei 15/2025 para as datas do VeriFactu). As datas condicionadas à ordem ministerial estão assinaladas como tal; as suas obrigações dependem da sua faturação e dos seus clientes.