Factura electrónica: el reloj está previsto para el 1 de octubre de 2026 — qué debe hacer una pyme canaria antes de octubre de 2027 y 2028

Una empresa de excursiones en barco de Corralejo factura a los hoteles que venden sus salidas, un constructor de Caleta de Fuste factura a un promotor, una consultora de Costa Calma factura a una SL española: tres negocios corrientes, tres juegos de facturas que tendrán que cambiar de forma en dos años. La ley que hace electrónicas las facturas entre empresas es de 2022; el reglamento que le da cuerpo llegó en marzo de 2026; y la orden ministerial que pone en marcha el reloj es, mientras escribimos el 2 de septiembre de 2026, todavía un proyecto con una fecha de entrada en vigor impresa: el 1 de octubre de 2026. Este es el calendario que se desprende de esos tres textos, en qué consiste realmente la obligación y qué debería hacer una pyme canaria este otoño y no el próximo.

En qué consiste la obligación

La Ley Crea y Crece reescribió el artículo 2 bis de la ley de la sociedad de la información: «todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales», y destinatario y emisor «deberán proporcionar información sobre los estados de la factura» (Ley 18/2022, art. 12). El reglamento de 25 de marzo de 2026 (Real Decreto 238/2026, publicado el 31 de marzo) dibuja el perímetro:

• Quién. Cualquiera obligado a expedir factura según el reglamento de facturación, por las operaciones cuyo destinatario sea un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España (art. 3). Canarias está dentro de ese perímetro: la ley del IGIC remite a las empresas de las islas a «las normas generales que regulan el deber de expedir y entregar factura» (Ley 20/1991, art. 59.1.b), que son el mismo reglamento de facturación. Una factura con IGIC a una empresa española es factura electrónica desde las mismas fechas que una con IVA.
• Quién no. Las facturas a consumidores quedan fuera; también las facturas simplificadas —los tiques de un bar o una tienda—, salvo las cualificadas que llevan el NIF del cliente para deducir (art. 4). Y queda fuera el turoperador alemán o la agencia británica que te compra: la contraparte debe estar establecida en España para que la obligación muerda, así que una factura de exportación se expide como hoy.
• Qué. Una factura en un mensaje estructurado y legible por máquina que siga el modelo semántico europeo EN 16931, en una de cuatro sintaxis: UBL, CII, EDIFACT o Facturae (art. 7); los mensajes Peppol BIS cuentan porque son UBL. Un PDF, por pulcro que sea, no es una factura electrónica según este reglamento: es la foto de una.

El sistema: plataformas y solución pública

Las facturas viajarán por un «sistema español de factura electrónica» formado por plataformas privadas de intercambio y una solución pública (art. 5). Las plataformas deben interconectarse entre sí gratis cuando un cliente lo pida y ser capaces de convertir entre todas las sintaxis admitidas; a un emisor nunca se le puede obligar a usar la plataforma del destinatario, y los destinatarios pueden pedir copia de sus facturas durante cuatro años sin coste (Ley 56/2007, art. 2 bis, en su redacción actual).

La solución pública es la de la AEAT: gratuita, voluntaria, en UBL, y debe estar disponible al menos dos meses antes de que la primera empresa esté obligada a facturar electrónicamente (arts. 11 y DA 5.ª). Cada factura lleva en ella un código único formado por el NIF del emisor, el número y la serie de la factura y la fecha, y la solución solo admite una factura si el NIF del emisor y el del destinatario están correctamente informados: un detalle que castigará los ficheros de clientes descuidados. Las empresas que prefieran una plataforma privada deben remitir a la solución pública una copia fiel de cada factura en UBL en el momento de emitirla. En plata: desde el día en que empiece tu obligación, cada factura que envíes a otra empresa española estará en una base de datos de la AEAT, sea cual sea el camino que haya tomado.

Los estados: tus clientes informarán de cuándo te pagan

La parte de la reforma que cambia el comportamiento de las empresas no es el formato, sino la respuesta. El destinatario de una factura electrónica debe informar al emisor de al menos dos estados —la aceptación o el rechazo comercial, con su fecha, y el pago efectivo completo, con la fecha en que el dinero llegó de verdad al proveedor (art. 10)— y debe comunicar el pago, o el rechazo, a la solución pública use la plataforma que use; una factura ni rechazada ni rectificada se presume aceptada (art. 12). La aceptación parcial, el pago parcial y la cesión de la factura a un tercero pueden informarse voluntariamente. El reglamento dice para qué en su propio preámbulo: para que la Administración pueda «calcular y monitorizar los plazos de pago de las facturas»; el tope de sesenta días de la ley de morosidad deja de ser una regla que nadie mide.

Para los autónomos y demás personas físicas por debajo de 8 millones de euros de facturación, los estados son voluntarios durante los primeros doce meses tras su propia fecha de inicio y obligatorios después (DT 3.ª). Para las sociedades de cualquier tamaño llegan con la propia factura.

El calendario, tal como está

El reglamento entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero solo produce efectos desde el día en que entre en vigor la orden ministerial que regule la solución pública (DF 4.ª; Ley 18/2022, DF 8.ª). Hacienda publicó su proyecto de orden el 16 de abril de 2026, con consulta hasta el 8 de mayo y una disposición final que fija el 1 de octubre de 2026 como entrada en vigor; a 2 de septiembre la orden no ha aparecido en el BOE. Con la fecha de ese proyecto, el reloj corre así:

• 1 de octubre de 2027 — empresas cuyo volumen de operaciones superó los 8 millones de euros el año natural anterior, medido como lo mide la ley del IVA: expedir y recibir facturas electrónicas, informar estados. Durante sus primeros doce meses deben acompañar cada factura electrónica con un PDF por legibilidad, salvo que el destinatario acepte expresamente el formato original (DT 2.ª).
• 1 de octubre de 2028 — todos los demás: cada SL, cada profesional autónomo, cada administrador de fincas que facture a otra empresa. Las personas físicas por debajo de 8 millones informan estados desde el 1 de octubre de 2029.
• Los subcontratistas que ya facturan contratos del sector público por FACeB2B tienen veinticuatro meses desde la orden para pasarse al nuevo sistema (DT 1.ª).

Si la orden se retrasa a noviembre o a enero, todas las fechas anteriores se retrasan con ella los mismos días; los doce y los veinticuatro meses se cuentan desde la orden, no desde un año natural. Dos fechas no dependen de la orden en absoluto: VeriFactu, la regla que obliga a tu programa de facturación a registrar cada factura —las de consumidores incluidas— de forma verificable por la AEAT, se aplica desde el 1 de enero de 2027 a las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 a los autónomos y al resto, como explica nuestro artículo sobre VeriFactu. Así que la secuencia real para una pequeña empresa canaria es VeriFactu primero y la factura electrónica año y medio después, idealmente con el mismo programa haciendo las dos cosas.

Qué hacer este otoño

• Cuenta. Cuántas facturas al año van a empresas españolas y quién las produce: tú, tu asesor, un programa, un marketplace. Esa cifra decide si basta la solución pública gratuita o si una plataforma se gana su cuota.
• Haz a tu proveedor de software dos preguntas por escrito. ¿Cumplirá VeriFactu en enero o julio de 2027? ¿Producirá facturas EN 16931 y se conectará a la solución pública o a una plataforma registrada para tu fecha de factura electrónica? Un proveedor sin respuestas con fecha es un proveedor que hay que dejar.
• Limpia el fichero de clientes. Cada cliente empresa española necesita ya un NIF y una dirección correctos en tu sistema, porque la solución pública rechazará una factura sin los dos NIF y una plataforma la devolverá.
• Prepárate para recibir, no solo para enviar. La obligación es simétrica: las facturas electrónicas de tus proveedores llegarán por el sistema y tendrás que informar sus estados. Alguien en la empresa tiene que ser dueño de esa bandeja de entrada.
• Mira tus plazos de pago. Desde tu fecha de inicio la AEAT tendrá la fecha de factura y la fecha de pago de todo lo que debes y de todo lo que te deben. Una empresa que paga a noventa días será visible como tal.
• Mantén los tiques sencillos. Si la mayoría de tus ventas son facturas simplificadas a consumidores, la reforma de la factura electrónica solo toca tu cola de facturación a empresas; VeriFactu, no este reglamento, es tu proyecto de 2027.

La sanción propia de la ley es modesta —apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros para la empresa que, estando obligada, no ofrezca facturas electrónicas (Ley 56/2007, art. 2 bis.9)— y las de VeriFactu son las que tienen dientes, hasta 50.000 euros al año por un software no conforme. El coste real de llegar tarde es comercial: un gran cliente obligado a informar los estados de tu factura no te aceptará un PDF después de octubre de 2027.

Dónde entramos nosotros

Nuestro departamento contable en Caleta de Fuste y Costa Calma hace contigo la auditoría anterior —recuento de facturas, preguntas al software, fichero de clientes, proceso de recepción— y después lleva por ti los dos calendarios, VeriFactu y factura electrónica, a medida que las fechas se concretan. Consulta asesoría contable y cumplimiento societario, o reserva una consulta: respondemos en un día laborable.

Preguntas frecuentes

Mi empresa está en Fuerteventura y factura con IGIC, no con IVA. ¿Me aplica?
Sí. La obligación de factura electrónica sigue al reglamento de facturación, y la ley del IGIC remite a las empresas canarias a las mismas normas generales sobre expedición de facturas. Una factura con IGIC a una empresa establecida en España pasa a ser electrónica en las mismas fechas que una factura con IVA de la península; el impuesto que lleva no cambia.

¿Un PDF enviado por correo electrónico es una factura electrónica?
No. El reglamento exige un mensaje estructurado conforme a EN 16931 en UBL, CII, EDIFACT o Facturae. El único papel que le queda al PDF es transitorio: las empresas de más de 8 millones deben adjuntar uno a cada factura electrónica durante sus primeros doce meses, por legibilidad.

¿Y si mi cliente es una empresa alemana o británica?
La obligación solo aplica cuando el destinatario tiene sede, establecimiento permanente o domicilio en España. Las facturas a empresas extranjeras se expiden como hoy, en el formato que prefieran; tus clientes españoles son los que exigirán el formato electrónico.

¿Cuándo exactamente tengo que empezar?
Doce meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial si tu facturación superó los 8 millones de euros el año pasado, veinticuatro meses en caso contrario. Con la fecha del proyecto, 1 de octubre de 2026, eso significa 1 de octubre de 2027 y 1 de octubre de 2028; si la orden se publica más tarde, las fechas se mueven con ella. El 1 de enero y el 1 de julio de 2027 de VeriFactu no se mueven.

Datos verificados en septiembre de 2026 (Ley 18/2022, artículo 12 y disposición final octava; Ley 56/2007, artículo 2 bis; Real Decreto 238/2026, artículos 3, 4, 5, 7, 10, 11 y 12, disposiciones transitorias primera a tercera, disposición adicional quinta y disposición final cuarta; el proyecto de orden ministerial sobre la solución pública de facturación electrónica publicado por Hacienda el 16 de abril de 2026, disposición final única; los sumarios diarios del BOE revisados hasta el 2 de septiembre de 2026; Ley 20/1991, artículo 59; Real Decreto 1007/2023 y Real Decreto-ley 15/2025 para las fechas de VeriFactu). Las fechas condicionadas a la orden ministerial se señalan como tales; tus obligaciones dependen de tu facturación y de tus clientes.