E-facturatie: de klok moet op 1 oktober 2026 starten — wat een Canarisch mkb-bedrijf vóór oktober 2027 en 2028 moet doen

Een aanbieder van boottochten in Corralejo factureert aan de hotels die zijn tochten verkopen, een aannemer in Caleta de Fuste aan een projectontwikkelaar, een consultant in Costa Calma aan een Spaanse SL: drie gewone bedrijven, drie sets facturen die binnen twee jaar van vorm moeten veranderen. De wet die facturen tussen bedrijven elektronisch maakt, dateert van 2022; de verordening die haar invult kwam in maart 2026; en de ministeriële regeling die de klok start is, terwijl wij dit op 2 september 2026 schrijven, nog een ontwerp met een gedrukte datum van inwerkingtreding: 1 oktober 2026. Dit is de kalender die uit die drie teksten volgt, waaruit de verplichting werkelijk bestaat en wat een Canarisch mkb-bedrijf dit najaar zou moeten doen in plaats van het volgende.

Waaruit de verplichting bestaat

De wet «Crea y Crece» herschreef artikel 2 bis van de wet op de informatiemaatschappij: «alle ondernemers en beroepsbeoefenaren moeten in hun handelsrelaties met andere ondernemers en beroepsbeoefenaren elektronische facturen uitreiken, verzenden en ontvangen», en ontvanger en uitreiker «moeten informatie verstrekken over de statussen van de factuur» (Ley 18/2022, art. 12). De verordening van 25 maart 2026 (Real Decreto 238/2026, gepubliceerd op 31 maart) tekent de grenzen:

• Wie. Iedereen die volgens de facturatieverordening facturen moet uitreiken, voor handelingen waarvan de ontvanger een bedrijf of beroepsbeoefenaar is met zetel, vaste inrichting of woonplaats in Spanje (art. 3). De Canarische Eilanden liggen binnen die grens: de IGIC-wet verwijst de eilandbedrijven naar «de algemene regels die de plicht tot het uitreiken en afgeven van facturen beheersen» (Ley 20/1991, art. 59.1.b), en dat is dezelfde facturatieverordening. Een IGIC-factuur aan een Spaans bedrijf is vanaf dezelfde data een e-factuur als een factuur met IVA.
• Wie niet. Facturen aan consumenten blijven erbuiten; vereenvoudigde facturen ook — de bonnetjes van een bar of winkel —, tenzij het de gekwalificeerde soort is die het fiscaal nummer van de klant draagt voor aftrek (art. 4). En erbuiten blijft de Duitse touroperator of het Britse bureau dat bij u koopt: de wederpartij moet in Spanje gevestigd zijn voordat de plicht toeslaat, dus een exportfactuur wordt uitgereikt zoals nu.
• Wat. Een factuur als gestructureerd, machineleesbaar bericht volgens het Europese semantische model EN 16931, in een van vier syntaxen: UBL, CII, EDIFACT of Facturae (art. 7); Peppol BIS-berichten tellen mee omdat ze UBL zijn. Een pdf, hoe netjes ook, is onder deze verordening geen e-factuur — het is een plaatje ervan.

Het systeem: platforms en de publieke oplossing

Facturen reizen door een «Spaans e-factuursysteem» van private uitwisselingsplatforms en één publieke oplossing (art. 5). De platforms moeten gratis met elkaar koppelen wanneer een klant erom vraagt en tussen alle toegestane syntaxen kunnen omzetten; een uitreiker kan nooit worden gedwongen het platform van de ontvanger te gebruiken, en ontvangers mogen vier jaar lang kosteloos kopieën van hun facturen opvragen (Ley 56/2007, art. 2 bis, zoals gewijzigd).

De publieke oplossing is die van de AEAT: gratis, vrijwillig, in UBL, en zij moet minstens twee maanden online zijn voordat het eerste bedrijf tot e-facturatie verplicht is (art. 11 en DA 5). Elke factuur draagt er een unieke code, opgebouwd uit het NIF van de uitreiker, factuurnummer en -serie en de datum, en de oplossing accepteert een factuur alleen als het NIF van uitreiker én ontvanger correct is ingevuld — een detail dat slordige klantenbestanden zal afstraffen. Bedrijven die een privaat platform verkiezen, moeten de publieke oplossing op het moment van uitreiking een getrouwe kopie van elke factuur in UBL sturen. In gewone taal: vanaf de dag dat uw verplichting begint, staat elke factuur die u aan een ander Spaans bedrijf stuurt in een databank van de AEAT, welke route zij ook nam.

De statussen: uw klanten melden wanneer ze u betalen

Het deel van de hervorming dat het gedrag van bedrijven verandert, is niet het formaat maar de terugkoppeling. De ontvanger van een e-factuur moet de uitreiker minstens twee statussen melden — commerciële aanvaarding of afwijzing, met datum, en volledige daadwerkelijke betaling, met de datum waarop het geld de leverancier werkelijk bereikte (art. 10) — en moet de betaling, of de afwijzing, aan de publieke oplossing meedelen, welk platform hij ook gebruikt; een factuur die niet is afgewezen of gecorrigeerd, wordt geacht aanvaard te zijn (art. 12). Gedeeltelijke aanvaarding, gedeeltelijke betaling en de overdracht van de factuur aan een derde mogen vrijwillig worden gemeld. De verordening zegt in haar eigen preambule waarom: om de administratie in staat te stellen «de betalingstermijnen van facturen te berekenen en te monitoren» — het plafond van zestig dagen van de wet tegen betalingsachterstand houdt op een regel te zijn die niemand meet.

Voor zelfstandigen en andere natuurlijke personen onder 8 miljoen euro omzet zijn de statussen de eerste twaalf maanden na hun eigen startdatum vrijwillig en daarna verplicht (DT 3). Voor vennootschappen van elke omvang komen ze met de factuur zelf.

De kalender, zoals hij nu staat

De verordening trad op 20 april 2026 in werking, maar werkt pas vanaf de dag dat de ministeriële regeling voor de publieke oplossing in werking treedt (DF 4; Ley 18/2022, DF 8). Het ministerie van Financiën publiceerde zijn ontwerpregeling op 16 april 2026, met consultatie tot 8 mei en een slotbepaling die 1 oktober 2026 als inwerkingtreding vastlegt; op 2 september is de regeling niet in het BOE verschenen. Op die ontwerpdatum loopt de klok zo:

• 1 oktober 2027 — bedrijven waarvan het omzetvolume in het voorgaande kalenderjaar 8 miljoen euro overschreed, gemeten zoals de btw-wet het meet: e-facturen uitreiken en ontvangen, statussen melden. De eerste twaalf maanden moeten zij bij elke e-factuur een pdf voegen voor de leesbaarheid, tenzij de ontvanger het ruwe formaat uitdrukkelijk aanvaardt (DT 2).
• 1 oktober 2028 — alle anderen: elke SL, elke zelfstandige beroepsbeoefenaar, elke VvE-beheerder die aan een ander bedrijf factureert. Natuurlijke personen onder 8 miljoen melden statussen vanaf 1 oktober 2029.
• Onderaannemers die overheidsopdrachten al via FACeB2B factureren, hebben vierentwintig maanden vanaf de regeling om naar het nieuwe systeem over te stappen (DT 1).

Schuift de regeling door naar november of januari, dan schuiven alle bovenstaande data evenveel dagen mee; de twaalf en vierentwintig maanden tellen vanaf de regeling, niet vanaf een kalenderjaar. Twee data hangen helemaal niet van de regeling af: VeriFactu, de regel die uw facturatiesoftware verplicht elke factuur — consumentenfacturen inbegrepen — op een door de AEAT controleerbare manier vast te leggen, geldt vanaf 1 januari 2027 voor vennootschappen en vanaf 1 juli 2027 voor zelfstandigen en alle anderen, zoals ons VeriFactu-artikel uitlegt. De echte volgorde voor een klein Canarisch bedrijf is dus eerst VeriFactu, anderhalf jaar later e-facturatie — het liefst met dezelfde software voor allebei.

Wat u dit najaar doet

• Tel. Hoeveel facturen per jaar naar Spaanse bedrijven gaan en wie ze maakt — u, uw boekhouder, een programma, een marktplaats. Dat getal bepaalt of de gratis publieke oplossing volstaat of een platform zijn vergoeding waard is.
• Stel uw softwareleverancier schriftelijk twee vragen. Is hij in januari of juli 2027 VeriFactu-conform? Produceert hij EN 16931-facturen en koppelt hij vóór uw e-facturatiedatum met de publieke oplossing of met een geregistreerd platform? Een leverancier zonder gedateerde antwoorden is een leverancier om te verlaten.
• Schoon het klantenbestand op. Elke Spaanse zakelijke klant heeft nu al een correct NIF en adres in uw systeem nodig, want de publieke oplossing weigert een factuur zonder beide NIF's en een platform stuurt haar terug.
• Bereid u voor op ontvangen, niet alleen op verzenden. De plicht is symmetrisch: de e-facturen van uw leveranciers komen via het systeem binnen en u zult hun statussen moeten melden. Iemand in het bedrijf moet die inbox beheren.
• Kijk naar uw betalingstermijnen. Vanaf uw startdatum heeft de AEAT de factuurdatum en de betaaldatum van alles wat u verschuldigd bent en alles wat men u verschuldigd is. Een bedrijf dat na negentig dagen betaalt, wordt als zodanig zichtbaar.
• Houd de bonnetjes eenvoudig. Bestaat het grootste deel van uw verkoop uit vereenvoudigde facturen aan consumenten, dan raakt de e-factuurhervorming alleen uw zakelijke staart; VeriFactu, niet deze verordening, is uw project voor 2027.

De eigen sanctie van de wet is bescheiden — een waarschuwing of een boete tot 10.000 euro voor een bedrijf dat, hoewel verplicht, geen elektronische facturen aanbiedt (Ley 56/2007, art. 2 bis.9) — en de VeriFactu-boetes hebben de tanden, tot 50.000 euro per jaar voor niet-conforme software. De werkelijke kosten van te laat zijn, zijn commercieel: een grote klant die de statussen van uw factuur moet melden, accepteert na oktober 2027 geen pdf meer van u.

Waar wij in beeld komen

Onze boekhoudafdeling in Caleta de Fuste en Costa Calma doet bovenstaande audit met u — factuurtelling, softwarevragen, klantenbestand, ontvangstproces — en houdt daarna beide kalenders, VeriFactu en e-facturatie, voor u bij terwijl de data vast worden. Zie boekhoudkundig advies en bedrijfscompliance, of maak een afspraak — wij antwoorden binnen één werkdag.

Veelgestelde vragen

Mijn bedrijf zit op Fuerteventura en factureert met IGIC, niet met IVA. Geldt dit voor mij?
Ja. De e-facturatieplicht volgt de facturatieverordening, en de IGIC-wet verwijst Canarische bedrijven naar dezelfde algemene regels over het uitreiken van facturen. Een IGIC-factuur aan een in Spanje gevestigd bedrijf wordt op dezelfde data elektronisch als een IVA-factuur van het vasteland; de belasting erop verandert niet.

Is een per e-mail verstuurde pdf een elektronische factuur?
Nee. De verordening eist een gestructureerd bericht volgens EN 16931 in UBL, CII, EDIFACT of Facturae. De enige rol die voor de pdf overblijft is tijdelijk: bedrijven boven 8 miljoen moeten er de eerste twaalf maanden een bij elke e-factuur voegen, voor de leesbaarheid.

Wat als mijn klant een Duits of Brits bedrijf is?
De plicht geldt alleen wanneer de ontvanger zetel, vaste inrichting of woonplaats in Spanje heeft. Facturen aan buitenlandse bedrijven worden uitgereikt zoals nu, in het formaat dat zij verkiezen; het zijn uw Spaanse klanten die het elektronische formaat zullen eisen.

Wanneer precies moet ik beginnen?
Twaalf maanden na de inwerkingtreding van de ministeriële regeling als uw omzet vorig jaar 8 miljoen euro overschreed, anders vierentwintig maanden. Op de ontwerpdatum van 1 oktober 2026 betekent dat 1 oktober 2027 en 1 oktober 2028; wordt de regeling later gepubliceerd, dan schuiven de data mee. De 1 januari en 1 juli 2027 van VeriFactu schuiven niet.

Feiten geverifieerd in september 2026 (wet 18/2022, artikel 12 en achtste slotbepaling; wet 56/2007, artikel 2 bis; koninklijk besluit 238/2026, artikelen 3, 4, 5, 7, 10, 11 en 12, overgangsbepalingen 1 tot 3, vijfde aanvullende bepaling en vierde slotbepaling; de op 16 april 2026 door het ministerie van Financiën gepubliceerde ontwerpregeling over de publieke e-facturatieoplossing, enige slotbepaling; de dagelijkse BOE-overzichten gecontroleerd tot en met 2 september 2026; wet 20/1991, artikel 59; koninklijk besluit 1007/2023 en koninklijk wetsbesluit 15/2025 voor de VeriFactu-data). Data die van de ministeriële regeling afhangen zijn als zodanig gemarkeerd; uw eigen verplichtingen hangen af van uw omzet en uw klanten.